Bazaprogram.ru

Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Печать адресов на конвертах word

Создание и печать отдельного конверта

Если на конверте необходимо поместить обратный адрес, соответствующую настройку можно сделать еще до начала работы с конвертом.

Когда вы оформите конверт, как хотели, его можно напечатать или сохранить для повторного использования.

В этой статье

Настройка обратного адреса

Запустите программу Word.

Откройте вкладку Файл.

Выберите пункт Параметры.

Выберите пункт Дополнительно.

Прокрутите страницу вниз и в поле Почтовый адрес группы Общие введите обратный адрес.

Примечание: Word сохранит этот адрес, и им можно будет пользоваться всегда, когда потребуется добавить его на конверт, наклейку или другой документ.

Нажмите кнопку ОК.

Проверка параметров печати

Перед тем, как печатать партию конвертов, можно проверить, правильно ли заданы параметры принтера.

На вкладке Рассылки в группе Создать щелкните Конверты.

Выберите команду Параметры и перейдите на вкладку Параметры конверта.

В поле Размер конверта выберите подходящий размер конверта. Если ни один из размеров вам не подходит, прокрутите список до самого конца, щелкните пункт Нестандартный размер и в полях Ширина и Высота введите размеры конверта.

Откройте вкладку Параметры печати.

Драйвер принтера указывает приложению Word, каким образом конверт следует помещать в принтер, и эта информация отображается на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта.

1. Способ подачи определяет положение конверта (справа, посередине, слева) и сторону (длинная или короткая), которой он должен подаваться в принтер.

2. Конверт может располагаться лицевой стороной вверх или вниз. Лицевой стороной называется та сторона, на которой печатается адрес.

3. Даже если конверт подается сначала короткой стороной, не исключена возможность, что его потребуется перевернуть, чтобы текст не оказался напечатанным на лицевой стороне вверх ногами.

На рисунке снизу конверт расположен справа, лицевой стороной вниз, отворотом вверх и подается в принтер короткой стороной в соответствии с параметрами показанного выше диалогового окна.

Загрузите конверт, как указано в диалоговом окне.

Нажмите кнопку ОК.

Для проверки введите произвольный текст в поле Адрес получателя, а затем, чтобы напечатать текст на конверте, нажмите кнопку Печать.

Убедитесь, что конверт распечатан правильно.

Если печать была выполнена некорректно, сделайте следующее:

Чтобы разобраться, как конверты должны вставляться в принтер, ознакомьтесь с прилагаемой к нему документацией.

Обновите драйвер принтера.

Вернитесь на вкладку Параметры печати диалогового окна Параметры конверта и откорректируйте параметры печати. Снова напечатайте текст на конверте. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока не определите нужную конфигурацию параметров печати.

Создание и печать или сохранение конверта

На вкладке Рассылки в группе Создать щелкните Конверты.

В поле Адрес получателя введите почтовый адрес.

Если вы хотите использовать адрес из электронной адресной книги, установленной на компьютере, нажмите кнопку Вставить адрес .

Чтобы отформатировать текст, выделите его, щелкните правой кнопкой мыши, а затем выберите в контекстном меню пункт Шрифт.

В поле Обратный адрес введите свой обратный адрес или выберите готовое значение.

Если вы хотите использовать адрес из электронной адресной книги, установленной на компьютере, нажмите кнопку Вставить адрес .

Если вы хотите сохранить обратный адрес для использования в будущем, но не требуется добавлять его на текущий конверт, установите флажок не печатать.

Если у вас есть электронная марка (например, приобретенная через Интернет), вы можете добавить ее на конверт.

Установите флажок Добавить почтовую марку.

Если программа для работы с почтовыми марками не установлена, Word предложит установить ее и подключиться веб-сайту Office.com. На нем можно найти дополнительные сведения и ссылки на другие сайты, где предлагаются электронные почтовые марки.

Чтобы настроить параметры программы для работы с почтовыми марками, которая установлена на компьютере, нажмите кнопку Свойства марки.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы напечатать конверт без его сохранения для повторного использования, вставьте конверт в принтер, как показано в поле Подача, и нажмите кнопку Печать.

Чтобы сохранить конверт для повторного использования, выберите команду Добавить в документ, затем откройте вкладку Файл, выберите команду Сохранить как и введите имя документа.

Word добавляет конверт к текущему документу как страницу 1. При необходимости вы можете использовать оставшуюся часть документа для печати письма, которое будет автоматически храниться вместе с конвертом.

Чтобы напечатать текст на конверте, вставьте конверт в принтер, как показано в поле Подача на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта, и нажмите кнопку Печать.

Как напечатать на конверте адрес через принтер

Несмотря на развитие современных технологий и наличие сервиса электронной почты, пересылка обычных бумажных писем всё ещё востребована. Причём есть такие письма, которые можно отправлять только в бумажном варианте. Например, пересылка документации. Существует возможность объединить две эти технологии, и осуществлять заполнение необходимой информации с помощью компьютера. Сделать это можно как с помощью стандартной программы Microsoft Word, так и других утилит.

Настройка параметров для печати адреса на конверте

Если нужно сделать надпись на конверте, осуществлять необходимые для этого настройки требуется до начала работы. После того как они произведены, а все данные внесены, проект можно будет сохранить и использовать в дальнейшем при необходимости.

Читать еще:  Горячие клавиши word

ВНИМАНИЕ! Использование именно Microsoft Word для печати адреса на конверте, является более предпочтительным вариантом. Обусловлено это тем, что программа имеет большое количество различных дополнительных возможностей, которыми не обладают другие специализированные программы.

Для внесения требуемых настроек необходимо:

  1. Запустить программу Microsoft Word. Если она не установлена, то следует сначала скачать её с официального сайта компании-разработчика и установить на компьютер.
  2. Далее, нужно найти вкладку «Рассылки» и перейти в неё.
  3. Выбрать «Создать» и нажать «Конверты».
  4. В появившемся окне следует перейти в «Параметры» и далее пройти в «Параметры конверта».
  5. В полях, где указаны размеры, нужно указать необходимое значение. Если из предложенных программой размеров, подходящего нет, то нужно выбрать пункт «Нестандартные размеры». В открывшемся окне в соответствующих полях указать значения ширины и высоты.

После выполнения этих шагов, потребуется настроить параметры печати. Для этого нужно:

  • поместить конверт в лоток принтера;
  • запустить «Параметры печати»;
  • из предложенных программой вариантов, выбрать тот, который соответствует расположению конверта в лотке принтера;
  • чтобы проверить правильность введённых параметров, следует распечатать пробный образец с произвольным адресом;
  • если печать была произведена с ошибками, то следует вернуться в настройки и откорректировать заданные параметры печати — делать это следует до тех пор, пока не получится требуемый вариант.

Как создать и напечатать на конверте адрес через принтер

После того как все необходимые параметры печати были сделаны и сохранены, требуется правильно написать данные отправителя и получателя на конверте.

ВНИМАНИЕ! Не следует забывать о том, что на конверте располагаются два поля для внесения данных. Первое — адрес и Ф. И. О. отправителя, второе — данные получателя. Заполнять нужно оба этих значения.

Чтобы внести данные об отправителе и получателе, необходимо выполнить следующие шаги:

  • открыть программу Microsoft Word;
  • перейти во вкладу «Файл»;
  • в появившемся окне перейти в «Параметры» и выбрать «Дополнительно»;
  • найти поле «Почтовый адрес», в нём перейти в «Общие» и ввести данные получателя и отправителя;
  • после чего нужно сохранить внесённые данные, нажав на кнопку «Ок».

ВНИМАНИЕ! Программа Microsoft Word запоминает все внесённые в адресную книгу данные. Благодаря этому, в следующий раз заново вводить эти значения не потребуется.

При заполнении данных стоит учитывать несколько нюансов:

  1. Если письмо будет путешествовать только по России, то все адреса должны быть выполнены в русской раскладке.
  2. При отправлении письма за границу данные желательно печатать отдельно и потом наклеивать его на конверт. При этом все адреса необходимо дополнительно дублировать на русский язык. Это позволит избежать ошибок, которые может совершить работник почты при прочтении адреса.

Если все этапы настройки были выполнены правильно, а данные внесены верно, то печать не должна доставлять особых хлопот.

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Шаблон конверта в Word

Если организация активно ведет почтовую переписку, то секретарь знает как минимум два способа оформить конверт: надписать его от руки или приклеить бумажку с адресом. Но есть еще и третий способ: сделать шаблон конверта в Word, чтобы простым копированием добавлять в него адрес из базы данных и тут же распечатывать конверт. И выглядит такое письмо солидно, и усилий затрачивается минимум. Разбираемся, как это сделать, в Word 2010.

Устанавливаем параметры

Для начала нужно понять, конверты какого формата закупила наша компания. Если неизвестно, то берем в одну руку линейку, в другую конверт и измеряем его стороны.

Открываем Word и находим вкладку верхнего меню «Рассылки». Переходим в нее и видим, что первая слева группа команд называется «Создание» и содержит две кнопки: «Конверты» и «Наклейки». Нас интересуют именно шаблон конверта в Word, так то кликаем по этой кнопке.

Открывается окошко с двумя вкладками: Конверты и Наклейки. На самом деле, неважно, на какую из кнопок группы команд мы нажмем, потому что в любом случае будет открыто это окно, просто активны будут разные вкладки. У нас конверты.

Прежде всего задаем формат конверта. Для этого, игнорируя пока что все поля, сразу нажимаем на кнопку «Параметры».

Открывается очередное окно «Параметры конверта», в котором тоже две вкладки: Параметры конверта и Параметры печати.

Выбираем формат именно наших конвертов.

Здесь же можно настроить место расположения адреса и обратного адреса, задать шрифты.

Теперь переходим во вкладку этого же окна «Параметры печати». Здесь выбираем принтер и устанавливаем положение конверта в лоток принтера. Когда все будет готово, нажимаем ОК.

Обратный адрес

Сообщаем программе свой обратный адрес, чтобы больше уже к этому не возвращаться и не набирать его заново для каждого конверта.

Читать еще:  Как в word

Отправляемся во вкладку верхнего меню «Файл» и выбираем команду Параметры.

Открывается окно «Параметры Word». В меню слева нажимаем на команду «Дополнительно» и скроллим правое поле в самый конец. Там находим специальный раздел для обратного адреса. Заполняем его и не забываем сохраниться.

Сохраняем шаблон конверта в Word

Возвращаемся в наш файл и вновь кликаем по кнопке «Конверты». Открывается то же самое окно «Конверты и наклейки», но теперь в нем есть наш обратный адрес.

Нажимаем на кнопку «Добавить», и страница Word превращается в конверт заданного нами формата:

Выравниваем адрес, меняем ему шрифт:

В том же окне «Конверты и наклейки» задаем любой адрес, чтобы посмотреть, как он будет выглядеть. Если что-то не устраивает в настройках по умолчанию, форматируем его вручную. После этого конверт можно отправлять на печать.

Шаблон конверта Word готов. Убираем из него адрес получателя (настройки этого поля при этом сохраняются) и сохраняем его как шаблон. Для этого идем во вкладку Файл и выбираем команду «Сохранить как». В качестве формата файла выбираем «Шаблон ворд».

Напоминаю: шаблон отличается от обычного документа тем, что при открытии создает новый вордовский файл с уже заданными настройками. В ряду других файлов иконка шаблона украшена ярко оранжевой полосой сверху:

Пользоваться шаблоном конверта очень просто и приятно: вставляем адрес и отправляем на печать. Гораздо интереснее, чем выводить адреса ручкой или заниматься аппликациями. А к праздникам можно распечатать целую серию специальных конвертов. Как это сделать, рассказывается здесь.

Печать адресов на конвертах word

Опубликовано: 03 Июнь 2011 Просмотров: 26813

Итак, самый простой и доступный всем способ автоматизировать свой нелегкий труд — использовать возможности продукта Microsoft Word.

Этот редактор установлен на многих офисных компьютерах. Освоить персонализацию и печать переменных данных при помощи Word очень просто. Итак, что мы имеем. Мы работаем секретарем в крупной обслуживающей организации, насчитывающей около тысячи корпоративных клиентов. И в пятницу утром приходит наш любимый шеф и между делом сообщает, что с понедельника меняются наши тарифы и нужно бы всем нашим клиентам сегодня отправить официальное уведомление по почте. Ерунда какая, напечатать, упаковать, заклеить и подписать тысячу конвертов.

Итак, что мы имеем: двадцать четыре часа времени, база клиентов, тысяча пустых конвертов. Еще нам пригодится пара чашек кофе, шоколадка. Наша задача — печать переменных данных, а именно нам нужно на конверте напечатать адрес и наименование получателя. Еще вероятно нам нужно напечатать текст самого письма.

Под рукой у меня только Microsoft Office 2003 с пакетом обновления SP3, я подозреваю что на поздних версиях Office все примерно тоже самое.

Начнем с подготовки базы. Предполагается что вся база есть в электронном виде, пусть это будет таблица Excel. Хотя как ни странно персонализация в Word поддерживает очень много форматов баз данных. Тут и Access, и Excel, и текстовые файлы, и даже источники odbc, но это все я честно говоря не пробовал, поэтому остановимся на Excel, как самый распространенный среди офисных хомячков. Открываем все списки наших клиентов, собираем их все в один файл Excel. Это наверное самая сложная часть всей нашей работы, собрать из кучи разрозненной информации единую базу данных. Но поверьте, оно того стоит, это потом очень сильно поможет сэкономить время и нервы. Наша база должна выглядеть примерно так:

Только конечно в ней будет не 5 строк, а 555, или 5555, насколько хватит терпения. Наименования столбцов могут быть любыми, но должны передавать общий смысл тех данных, которые там собственно имеют место быть, чтобы потом вам самим и не запутаться.

Сохраняем плоды наших стараний под любым удобным именем, я например сохранил под именем spisok.xls, мне так удобнее. Для ленивых: этот файл можно скачать тут.

Ну что, приступим непосредственно к персонализации и печати наших переменных данных. Пусть наша организация называется ООО «Рога и копыта». Нам нужно напечатать конверты адресатам, согласно подготовленному ранее списку в Excel.

Идем по пути минимального сопротивления, не особо вдаваясь в творение Билла Гейтса, и не разбираясь во всех тонкостях. Хотя кто знает, может потом и разберемся с этим с Вашей помощью. Нам нужен бланк конверта. Открываем новы документ Word, выбираем нужный нам формат бумаги, делаем шаблон конверта. Проще говоря, создаем пустой конверт с полями. У меня получилось как-то так:

На что обращаем внимание — все конверты разного формата и поэтому для каждого размера конверта будет разный файл. Я предполагаю что мой конверт по ширине не превышает лист А4, точнее он немного больше, но в принтер лезет. Не знаю, как правильно называется такой размер конверта, у нас его все называют Евро-конверт, в него влазит лист А4, свернутый в 2 фальца, и поэтому делаю свой шаблон на А4. Если же ваш конверт какого-то другого размера, то создавайте шаблон по другому. И не помешает один раз распечатать свой шаблон на конверте, чтобы убедиться в его правильности. Опять же для ленивых мой шаблон доступен по ссылке.

Читать еще:  Повторить действие в word горячие клавиши

Ну все, все подготовления завершены, кофе допит, шоколадки почти не осталось, приступим непосредственно к печати переменных данных. Microsoft по какой-то непонятной причине назвал персонализацию Письма и рассылки, хотя возможно они и правы. Итак меню Сервис-Письма и рассылки.

Если вы привыкли к Microsoft, вероятно вам проще будет работать через Мастер писем, хотя я с ним разобраться не смог, видимо эта приблуда работает только со списком контактов Microsoft Office Outlook, а у меня с ним как-то не сложилось. Если кто-то разберется — пишите, добавлю описание.

Я также не буду останавливаться на описаниях пункта меню Конверты и Наклейки и пункта меню Слияние, потому как там открываются мастера из нескольких шагов, появляется куча лишнего, а наша то задача очень проста — напечатать 1000 конвертов, поэтому на другом мы заморачиваться не будем.

Поэтому мы не ищем легких путей, а нажимаем Сервис — Письма и Рассылки — Показать панель инструментов слияния. Появляется небольшая панелька вверху, где все менюшки. Выглядит она так:

Ближе к концу статьи вкратце пробегусь по всем кнопкам этой панели, а сейчас порядок действия, будем тыкать только туда, куда нам нужно.

1. Нажимаем первую кнопку в панели Выбрать тип документа — выбираем письмо.

2. Нажимаем вторую кнопку в панели Открыть источник данных . Открывается окошко выбора файла. Выбираем тип файла — файлы Excel, ищем ранее подготовленный нами список адресатов (это был файл spisok.xls, если уже забыли). Появляется окошко с выбором таблицы. Так как у нас только одна единственная таблица, которая расположена в файле Excel на первом листе, выбираем Лист1$. Все, источник данных подключен. Если все сделано правильно, то на панели слияния активными станут ранее не активные кнопки. Для проверки нажимаем кнопку Адресаты слияния . В новом окошке видим список всех наших адресатов, которые были забиты в файле spisok.xls.

3. Сейчас самое интересное — вставляем поля для слияния. Если еще помните, в Excel у нас было несколько столбцов: номер, наименование, адрес, фамилия руководителя, имя руководителя. Вот эти столбцы и называются поля для слияния. Итак, в нашем документе word удаляем слово ПОЛУЧАТЕЛЬ. После этого нажимаем на кнопку Вставить поля для слияния , в открывшемся окне выбираем поле базы данных Наименование организации, нажимаем вставить, закрыть. После этого удаляем слово Адрес получателя , о пять нажимаем на кнопку Вставить поля для слияния , в открывшемся окне выбираем поле базы данных Почтовый адрес, нажимаем вставить, закрыть. После всех проведенных манипуляций, ваш экран должен выглядеть примерно так:

4. В принципе то все уже готово. Если вам особо ничего больше не нужно, и в идеале у вас все сделано правильно, можно просто нажать на кнопку Слияние в новый документ и наслаждаться результатом. Ну там правда еще одно окошко откроется, там нажмете все записи. И вот, если все сделано правильно, открывается новый многостраничный документ, в котором на каждой странице подготовлен конверт для каждого получателя из нашей подготовленной базы. Вставляем пачку конвертов в принтер и нажимаем кнопку печать. Все очень просто.

Наконец то сделал первый видеоурок.

Ну и примерно так же, как и при печати на конвертах, делаем персонализацию бланка уведомления. В данном случае сам бланк документа выглядит примерно так (пока без переменных данных):

Рекомендую на все случаи жизни насоздавать подобных шаблонов, чтобы потом просто брать готовый и делать персонализацию без проблем. А, тот что на картинке можно скачать тут.

Все готово к печати фирменного бланка.

1. Нажимаем Сервис — Письма и Рассылки — Показать панель инструментов слияния . Появляется небольшая панелька вверху, где все менюшки.

2. Нажимаем первую кнопку в панели Выбрать тип документа — выбираем письмо.

3. Нажимаем вторую кнопку в панели Открыть источник данных . Открывается окошко выбора файла. Выбираем тип файла — файлы Excel, ищем ранее подготовленный нами список адресатов.

4. Вставляем поля для слияния.

После вставки всех полей у меня получилось так: (красным обведены вставленные поля)

Вот таким образом мы вставили все переменные данные. Нажимаем кнопку Слияние в новый документ и проверяем в новом документе правильность заполнения. Естественно возникают некоторые нюансы с падежами или обращениями, но в целом это все решаемо, можно например написать в обращении Уважаемый(ая), это решит проблему с полами. Ну и остальные проблемы тоже решаемы.

Таким образом тот самый минимум, который необходим для печати персональных данных на конвертах и бланках я привел. Удачной работы!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector