Bazaprogram.ru

Новости из мира ПК
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Работа с шаблонами excel

Как в Excel Шаблоны выполняют Вашу работу

Здравствйте, уважаемые читатели. У многих из вас есть регулярные отчеты, бланки, документы, которые приходится часто заполнять. Кто-то постоянно делает накладные и документы по одной и той же форме, а кто-то большие корпоративные отчеты. В этом посте я расскажу, как создать шаблон часто используемого документа Эксель и больше никогда не делать одну и ту же работу по несколько раз. Вы будете открывать шаблон, заполнять его данными и получать результат.

Почему я считаю это удобным? Например, многие просто открывают последний вариант документа, вносят туда новые данные и сохраняют под новым именем. Конечно, это привычно для всех. Но что если вы случайно сохраните новый документ под старым именем? Исходный документ будет потерян. Так зачем рисковать результатами напряжённой работы, проделанной ранее?

А вот при использовании шаблона, никакие данные не теряются, ведь вы работаете в новой рабочей книге, которая уже при создании выглядит так, как указано в шаблоне. А если форма документа изменяется – вы всегда можете поправить шаблон под новые требования. Удобно, неправда ли? Мне удобно и Вам тоже будет!

Что такое шаблоны Эксель

Шаблоны в Microsoft Excel – это особый вид рабочих листов и книг, для которых заданы стили и оформление. Открывая такой объект, вы можете сразу заполнять его данными, уделяя меньше внимания форматированию. Таким образом, вы поддерживаете единый стиль своих документов и экономите огромное количество времени. Применение шаблонов позволяет концентрироваться на качественной составляющей расчетов, без постоянного однотипного оформления.

Чтобы было понятнее, представьте какой-нибудь бланк. Например, отчета о полученной прибыли. Сам по себе — это всего лишь пустой лист с разметкой. Он ничего не значит и ни на что не влияет. Это и есть шаблон в Эксель. Но как только Вы в очередной раз внесли в него информацию — это уже документ. Бланк сам по себе практически никогда не изменяется, а данные в нем всегда разные. Так зачем каждый раз рисовать бланк и заполнять его данными? Думаю, такое сравнение Вам понятно.

Нужно понимать, шаблон – это не рабочая книга в том понятии, к которому вы привыкли. Это только информация о разметке листа и исходных данных. Обратите внимание:

  • Когда мы загружаем шаблон, программа создаёт новую рабочую книгу с форматированием, как в шаблоне
  • А когда мы открываем шаблон – можно менять его оформление и содержание для последующей загрузки в рабочую книгу и заполнения данными.

Как загрузить шаблон в рабочую книгу

Когда вы создаёте новую книгу Excel, программа отображает окно Создать , в котором предлагает выбрать шаблон, либо открыть пустую книгу.

Стандартные шаблоны Эксель

Здесь вы можете найти один из шаблонов по теме и назначению, программа отображает миниатюру листа для большей наглядности. Для загрузки шаблонов, Эксель использует интернет – позаботьтесь о наличии подключения.

В строке поиска вы можете ввести назначение шаблона, а программа предложит шаблоны из своей огромной базы данных. Кликайте на том варианте, который вам подходит, чтобы загрузить его из базы данных в рабочую книгу. На рисунке ниже я искал шаблон календаря. Смотрите, как много разных шаблонов найдено.

Шаблоны по запросу «Календарь»

Всё, рабочая книга на базе шаблона создана, можете работать!

Как изменить шаблон Excel

Скорее всего, вам захочется что-то изменить в загруженном шаблоне, чтобы он подходил вам на 100%.

Для начала, нужно открыть файл шаблона (не создать книгу на основе шаблона, а именно открыть шаблон). Для этого откройте файл шаблона любым из известных способов. Установите тип открываемого файла «Шаблоны» (будут показаны файлы с расширением .xltx, .xltm или .xlt). В проводнике найдите место, где хранятся шаблоны, обычно это: C:Users AppDataRoamingMicrosoftШаблоны. Выберите в списке нужный шаблон и откройте его.

В открывшемся документе можете добавить или удалить листы, изменить отступы, колонтитулы, шрифты, выбрать новый стиль для ячеек. После окончания, сохраните изменения в шаблоне и закройте книгу. При следующем использовании такого шаблона, все изменения в нём будут учтены.

Как сделать собственный шаблон Эксель

Вы можете сделать и собственные, пользовательские шаблоны. Для этого, создайте новую книгу Эксель и отформатируйте её как нужно, внесите информацию. Можете даже задать формулы, и создать диаграммы. Прописывайте все данные и расчёты, которые будут повторяться в каждом экземпляре, созданном по шаблону.

Когда вёрстка шаблона окончена, сохраните его на жёстком диске компьютера, присвоив информативное имя вместо предложенного программой. При сохранении выберите один из форматов файла

  • Шаблон Excel (расширение .xltx)
  • Шаблон Excel с поддержкой макросов (расширение .xltm)
  • Шаблон Excel 97-2003 (старый формат, расширение .xlt)

Теперь можно использовать свой шаблон. Выполните Файл – Создать – Личные для выбора и загрузки одного шаблона.

Читать еще:  Как создать свою функцию в excel

Открытие пользовательского шаблона

Созданный шаблон можно использовать по умолчанию для открытия Эксель. Если вы хотите заменить стандартный шаблон Excel, который применяется к новым книгам – создайте свой и сохраните под именем «Книга.xlts» в папке XLStart. Чаще всего, эта папка располагается по адресу: C:Users AppDataRoamingMicrosoftExcelXLStart.

Теперь программа будет создавать новые рабочие книги по вашему шаблону. Чтобы вернуться к стандартному оформлению новых документов – удалите файл Книга.xlts из папки XLStart.

Вот так просто можно создать и использовать шаблоны в Excel. Мы еще раз убеждаемся, что Microsoft Office – это легко! Чем больше работы делает за Вас программа, тем Вам легче. И было бы странным не пользоваться теми удобствами, которые предоставляют нам разработчики из Майкрософт. Что ж, на этом буду заканчивать статью о шаблонах. Если у Вас что-то не получилось — задавайте вопросы в комментариях.

А что дальше? Дальше учимся распечатывать документы! Почему нельзя пропустить посты о печати? Потому что напечатанный документ — это готовый документ, то есть — это апогей и конечный результат Ваших стараний. И если он выглядит неидеально — какие же мы тогда профессионалы?

Использование шаблонов

Воспользуйтесь учебным шаблоном, чтобы больше узнать о работе с Word, Excel и PowerPoint. Можно также выбрать один из тысяч бесплатных шаблонов Office для любого проекта.

Учеба на практике

Знакомство с Word

Практическое обучение работе с Word — инструкции, которые можно отредактировать, напечатать и которыми можно поделиться

Знакомство с Excel

Подготовка к работе с Excel — 10 быстрых шагов.

Знакомство с PowerPoint

5 советов по оптимизации работы в PowerPoint, включая спецэффекты.

Учебник по формулам

Пошаговые инструкции для наиболее популярных формул в Excel с примерами из жизни.

Учебник по сводным таблицам

Освойте азы: научитесь создавать и использовать сводные таблицы в Excel.

Дополнительные действия со сводными таблицами

Освойте азы: научитесь создавать и использовать сводные таблицы в Excel.

Трехмерные модели

Оживите свои презентации

Узнайте, как сделать свои презентации PowerPoint трехмерными, с помощью этого учебного шаблона.

Работа с трехмерными моделями в Word

Прочтите советы и инструкции по использованию трехмерных моделей в документах Word, а также ознакомьтесь с примерами.

Трехмерные модели в PowerPoint

Этот профессионально оформленный шаблон показывает, как в PowerPoint можно динамически отображать настраиваемую трехмерную модель дома.

Получить другие шаблоны

Другие шаблоны Excel

Шаблоны Excel разнообразны — они позволяют работать со счетами и каталогами продукции, составлять бюджет, планировать мероприятия.

Другие шаблоны Word

Рекламные листовки, буклеты, наклейки, приглашения и многое другое. Оформляйте свою корреспонденцию с помощью шаблонов Word.

Другие шаблоны PowerPoint

Легко приступайте к работе над презентацией, планом проекта или отчетом с помощью привлекательных шаблонов PowerPoint.

Рис.1. Сохранение файла как шаблон документа

Для создания нового документа на основе шаблона нужно выбрать пункт «Создать» из меню «Файл» и выбрать созданный вами шаблон для создания нового документа. (см. рис. 2). При этом откроется точная копия шаблона но с расширением « xls ».


Рис 2. Фрагмент диалога создания документа

Шаблон документа можно редактировать как обыкновенную книгу, открыв его в Excel . С помощью шаблонов можно изменить вид рабочей книги и листов Excel , открывающихся по умолчанию. Новый вид рабочей книги сохраняется под именем « book.xlt » в каталоге « XLStart », который создается программой установки Excel . Для создания нового вида рабочего листа создается книга с единственным листом и сохраняется в каталоге « XLStart » под именем « лист.xlt ». В случае с шаблоном листа в Excel 97 имя каждого нового листа не меняется.

Так, чтобы при открытии новой книги в меню «Сервис» в диалоге «Автозамена» пункт «Делать первые буквы предложения прописными» не был отмечен по умолчанию (см. рис. 3). нужно снять отметку этого пункта в новой книге Excel и сохранить ее как шаблон рабочей книги по умолчанию. После чего нужно закрыть шаблон командой «Закрыть» из меню «Файл». Все вновь созданные книги уже не будут иметь отмеченным данный пункт диалога «Авозамена».


Рис. 3. Фрагмент диалогового окна «Автозамена»

Использование мастера шаблонов

Мастер шаблонов позволяет связать рабочую книгу Excel с базой данных или списком Excel. В этом случае лист Excel может служить формой для ввода данных. Мастер шаблонов позволяет связать определенные ячейки с полями списка или базой данных. Например, есть следующий лист Excel (см. рис.4), сохраненный в файле «Книга 4. xls »


Рис.4. Использование листа Excel как формы для ввода данных

Для запуска мастера шаблонов нужно выбрать пункт «Мастер шаблонов» в меню «Данные». Если этот пункт отсутствует, то нужно вернуться к программе установки Excel и установить надстройку «Мастер шаблонов». На первом шаге «Мастера шаблонов» нужно выбрать имя нашей рабочей книги как основу для шаблона и само имя для шаблона (см. рис.5). Excel заполняет эти имена автоматически и их можно не трогать. На следующем шаге выбирается формат хранения данных и имя базы данных или списка Excel , где данные будут храниться (см. рис. 6). В нашем примере также все можно оставить по умолчанию.

Читать еще:  Как создать копию листа в excel

Рис. 5. Мастер шаблонов – шаг 1


Рис.6. Мастер шаблонов — шаг 2

На шаге три мастера шаблонов нужно связать ячейки нашего листа с полями списка (см. рис. 7).


Рис.7. Мастер шаблонов – шаг 3

Нажав на кнопку выбора диапазона нужно щелкнуть на ячейке « C2 », чтобы ввести ее адрес в поле «Ячейка». Затем просто щелкнуть мышкой на соседнем с ней слева пустом поле. Excel автоматически введет в него имя «Товар». Это имя можно назначить также самостоятельно. Заполнив сходным образом все четыре поля включая « C5 », переходим к следующим шагам мастера. Оставив все настройки Excel по умолчанию на этих шагах, завершаем работу мастера и закрываем рабочую книгу.

Для ввода данных в список Excel при помощи созданного шаблона нужно выбрать команду «Создать» из меню «Файл» и выбрать появившийся во вкладке общие наш шаблон. Затем нужно заполнить поля « C2:C4 » открывшийся рабочей книги и выбрать пункт «Сохранить» в меню «Файл». Появится следующий диалог (см. рис.8).


Рис 8. Диалог добавления записи в список

Нажав на кнопку «ОК», введем запись в список. Возникнет диалог сохранения документа. Сохраним его, в дальнейшем, этот диалог больше показываться не будет. Заполним заново ячейки « C2:C4 » и вновь выберем пункт «Сохранить». После ответ на возникающий диалог добавления записи новые данные будут сохранены в списке, примерный вид которого показан на рис. 9.


Рис. 9 . Полученный список в файле «Книга 4 – данные. xls »

С помощью созданной формы можно только вводить данные в базу. Если база данных организована как книга Excel , как в рассмотренном примере, то ее можно открыть и проводить с ней любые операции в Excel .

Для каждого цеха предприятия имеются сведения о распределении рабочих по степени выполнения плана. Подсчитать средний процент выполнения норм выработки по цехам и по предприятию в целом

10 шаблонов Excel, которые будут полезны в повседневной жизни

За долгие годы своего существования Microsoft Excel стал незаменимой «рабочей лошадкой» для многих миллионов прикованных к стулу тружеников. Зачастую в головах пользователей Excel является синонимом самой работы. Давайте сломаем стереотипы и возьмём на вооружение 10 отличных шаблонов Excel на каждый день.

Отрадно, что корпорация Microsoft всеми силами идёт нам навстречу, предоставляя абсолютно бесплатный доступ к своей офисной продукции для мобильных устройств. Поэтому вы можете вполне удобно использовать мощный инструментарий Excel на своём рослом iPhone, на iPad и на Android-гаджетах с крупной диагональю.

Не забывайте и о том, что предлагаемые шаблоны могут быть доработаны с учётом ваших пожеланий, а также распечатаны, если экрану вы предпочитаете бумагу. Но прежде чем браться за коррективы, почитайте об эффективных приёмах, секретах и распространённых ошибках работы в Excel. С таким багажом знаний вам не страшен этот могучий монстр!

1. Список задач

Даже самая светлая голова при ясном уме и твёрдой памяти однажды даст сбой, и вы что-то забудете. Хорошо, если это будет покупка корма для рыбок, поздравление тёщи с Днём матери или поливка фиалки вашей второй половинки. Они побулькают, пошипят и поквакают, а ваша совесть останется чистой. Но вдруг вы не оплатите предмет первой необходимости — интернет? Вам будет стыдно смотреть на себя в зеркало. И в тот злополучный день вы сломаетесь и пообещаете составлять списки дел. А пока вы будете мучиться выбором среди электронных планировщиков, попробуйте начать с простого перечня задач.

Назначайте задания, устанавливайте им приоритет, задавайте дедлайн, выбирайте ответственное лицо, следите за прогрессом выполнения и оставляйте заметки, не выходя из Excel. Шаблон уже настроен на быструю сортировку по дате, важности, статусу и другим параметрам.

2. Бюджет путешествия

Теоретически даже самое нереальное (и при этом полноценное) путешествие может обойтись вообще без финансовых вложений с вашей стороны. Для этого необходимо заручиться поддержкой на краудфандинговой площадке, найти бесплатные места для посещения и немного поработать за еду и койко-место. Такие успехи сопутствуют лишь прожжённым путешественникам с изрядной долей везения. Хотя чего таить, даже им приходится искать пару монет на звонок, чтобы отчитаться маме о своём здравии. Поэтому любое перемещение за границы места проживания сопровождается предварительным планированием и составлением сметы. И дабы вам не пришлось марать листки бумаги и без конца крутить-вертеть цифры, предлагаем обратиться за помощью к калькулятору поездки.

Помимо самого расчёта, шаблон умеет отображать предполагаемые траты в виде круговой диаграммы. Разбиение денежек на категории в процентном отношении даст понять, какая статья расходов наиболее прожорлива.

3. Инвентарный список

Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.

Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб. При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.

Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.

4. Список контактов

Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.

Электронный лист ваших знакомств хорош как минимум по двум причинам: им легко делиться и просто сортировать силами Excel. Поэтому не лишним будет заиметь его резервный вариант даже тем, кто всецело доверяет Google Contacts.

5. Диаграмма Ганта

Добрая русская традиция ударить по рукам, прогулять аванс, расслабиться и выполнить работу в ночь перед днём отчётности — довольно рискованная бизнес-техника, существенно влияющая на качество. Только планирование, разбиение задач на этапы и твёрдое следование графику способно спасти вашу репутацию.

Разумеется, мощности Excel позволяют создавать эти самые диаграммы. Их конёк — наглядность и доступность.

И даже если у вас нет собственного дела, попробуйте спланировать ремонт в квартире, подготовку к поступлению или марафону по методике Ганта. Вы оцените силу инструмента.

6. Семейное древо

Венец свадебного торжества — мордобой — пойдёт по правильному сценарию лишь в том случае, если вы чётко разделяете противоборствующие стороны на «своих» и «чужих». А помешать вам разобраться в ситуации может не только алкоголь, но и банальное незнание своей родни.

Конечно, повод для создания генеалогического древа выбран не самый лучший, есть куда более веская причина. Если шаблон покажется вам непонятным, переключитесь на лист Example, где представлено семейное древо Кеннеди.

7. График дежурств

«Провалы в памяти» сопровождают человечество с тех пор, как появилось распределение обязанностей. Недуг особо характерен для детского возраста. Именно малявки чаще своих мам и пап забывают помыть посуду, убрать игрушки и вынести мусор. Болезнь лечится без применения медицинских препаратов: достаточно распечатать недельный график работ и написать под ним предполагаемые карательные меры.

Впишите имена домочадцев в ячейки шаблона, распределив работы по дням недели до и после полудня. И не забудьте повесить распечатку на самое популярное место в квартире — холодильник. Теперь никто не сошлётся на свою забывчивость.

8. Журнал техобслуживания

Однажды, после долгих лет эксплуатации автомобиля, у вас может сложиться впечатление, что в машине не осталось ни одной родной детали. Кроме дворника, естественно, — он свят и неприкосновенен. Так ли это на самом деле? Ответ может быть получен лишь в том случае, если при покупке авто вы завели себе привычку записывать каждый акт его технического обслуживания в специальный журнал. В дополнение шаблон предоставляет возможность подсчитать общую сумму трат, связанных с ремонтом транспортного средства.

9. Журнал пробега

Родись Илон Маск на просторах советского пространства, мы бы с вами уже сейчас катались на электромашинах с низким уровнем затрат на проезд. Хотя кого я обманываю, не случилось бы такого. Илон разбил бы лоб о стену бюрократии и давно спился.

Поэтому владельцы авто по старинке прокручивают перед глазами утекающие доллары под мелькание цифр бензоколонки. Но природа человека склонна быстро забывать всё плохое, оберегая вас от мыслей о мыле и верёвке. Конечно, я утрирую, но почему бы не узнать, сколько денег вы тратите на постоянные дозаправки? А сделать это легко при помощи журнала пробега.

Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость, и вы оцените стоимость одного километра пробега. Схожая функциональность реализована и в мобильных приложениях, например Car Logbook для Android.

10. Ежедневник

Только у членов общества, живущих по принципу «с утра выпил — день свободен», перечень дел заканчивается с открытием близлежащего магазина. Остальным же приходится крутиться порой не хуже, чем белке в колесе, упорно укладываясь в ограниченные временные рамки. И дабы не забыть в суматохе свой список планов, люди предпочитают фиксировать его в ежедневниках. Предложенный шаблон хорош тем, что позволяет разбивать каждый трудовой час на 15-минутные отрезки.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector