Bazaprogram.ru

Новости из мира ПК
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Автоматизация с помощью excel

Автоматизация задач с помощью средства записи макросов — Excel

Для автоматизации повторяющихся задач в Microsoft Excel можно быстро записать макрос. Предположим, у вас есть даты в различном формате и вы хотите применить ко всем из них один формат. Это можно сделать с помощью макроса. Вы можете записать макрос, который применяет нужный формат, а затем запускать его при необходимости.

При записи макроса записываются все действия, описанные в Visual Basic для приложений (VBA) коде. Эти действия могут включать ввод текста или чисел, нажатие ячеек или команд на ленте или в меню, форматирование ячеек, строк или столбцов, а также импорт данных из внешнего источника, например Microsoft Access. Приложение Visual Basic (VBA) — это подмножество мощного языка программирования Visual Basic, которое входит в большинство приложений Office. Несмотря на то, что VBA обеспечивает возможность автоматизации процессов между приложениями Office, вам не нужно знать код VBA или программное программирование, если это нужно.

Важно знать, что при записи макроса регистрируются почти все ваши действия. Поэтому если вы допустите ошибку, например нажмете не ту кнопку, средство записи макросов зарегистрирует это действие. В таком случае можно снова записать всю последовательность или изменить код VBA. Поэтому перед записью процесса следует хорошо проработать его. Чем точнее вы запишете последовательность, тем более эффективно будет работать макрос.

Макросы и средства VBA находятся на вкладке Разработчик, которая по умолчанию скрыта, поэтому сначала нужно включить ее. Дополнительные сведения см. в статье Отображение вкладки «Разработчик».

Запись макроса

Перед записью макросов полезно знать следующее:

Макрос, записанный для работы с диапазоном Excel, будет выполняться только для ячеек этого диапазона. Поэтому если вы добавите в диапазон новую строку, макрос не будет применяться к ней.

Если вам нужно записать длинную последовательность задач, советуем вместо этого использовать несколько более мелких макросов.

В макросе могут содержаться и задачи, не относящиеся к Excel. Процесс макроса может охватывать прочие приложения Office и другие программы, которые поддерживают Visual Basic для приложений (VBA). Например, вы можете записать макрос, который сначала обновляет таблицу в Excel, а затем открывает Outlook для ее отправки по электронной почте.

Чтобы записать макрос, следуйте инструкциям ниже.

На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Запись макроса.

В поле Имя макроса укажите имя макроса. Сделайте имя понятным, чтобы можно было быстро найти нужный макрос.

Примечание: Первым символом имени макроса должна быть буква. Последующие символы могут быть буквами, цифрами или знаками подчеркивания. В имени макроса не должно содержаться пробелов; в качестве разделителей слов следует использовать знаки подчеркивания. Если используется имя макроса, являющееся ссылкой на ячейку, может появиться сообщение об ошибке, указывающее на недопустимое имя макроса..

Чтобы назначить сочетание клавиш для запуска макроса, в поле Сочетание клавиш введите любую строчную или прописную букву. Рекомендуется использовать сочетания клавиш с CTRL+ SHIFT, так как они будут заменять собой совпадающие с ними стандартные сочетания клавиш в Excel, пока открыта книга, содержащая макрос. Например, если назначить сочетание клавиш CTRL+Z (Отменить), вы не сможете использовать его для функции «Отменить» в данном экземпляре Excel.

В списке Сохранить в выберите книгу, в которой вы хотите сохранить макрос.

Как правило, макрос сохраняется в указанном расположении книги , но если вы хотите, чтобы макрос был доступен при использовании Excel, выберите пункт Личная книга макросов . Если выбрать команду Личная книга макросов, Excel создаст скрытую личную книгу макросов (личное. xlsb), если она еще не существует, и сохранит макрос в этой книге.

В поле Описание при необходимости введите краткое описание действий макроса.

Хотя поле «Описание» является необязательным, рекомендуется его заполнить. Кроме того, желательно ввести понятное описание, которое будет полезно вам и всем, кто запускает макрос. Если у вас много макросов, описания помогут быстро определить, для чего они нужны.

Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку ОК.

Выполните действия, которые нужно записать.

На вкладке разработчик в группе код нажмите кнопку остановить запись .

Работа с макросами, записанными в Excel

На вкладке Разработчик щелкните Макросы, чтобы просмотреть макросы, связанные с книгой. Кроме того, можно нажать клавиши ALT+F8. При этом откроется диалоговое окно Макрос.

Внимание: Макросы нельзя отменить. Прежде чем впервые запускать записанный макрос, сохраните книгу или создайте ее копию, чтобы предотвратить внесение нежелательных изменений. Если вас не устраивают результаты выполнения макроса, вы можете закрыть книгу, не сохраняя ее.

Ниже приведены дополнительные сведения о работе с макросами в Excel.

Сведения о параметрах безопасности макросов и их значении.

Макросы можно запускать различными способами, например с помощью сочетания клавиш, графического объекта, панели быстрого доступа, кнопки или даже при открытии книги.

С помощью редактора Visual Basic можно изменять макросы, присоединенные к книге.

Если книга содержит макрос VBA, который нужно использовать где-либо еще, этот модуль можно скопировать в другую книгу с помощью редактора Microsoft Visual Basic.

Назначение макроса объекту, фигуре или графическому элементу

На листе щелкните правой кнопкой мыши объект, рисунок, фигуру или элемент, которому нужно назначить существующий макрос, а затем выберите команду назначить макрос.

В поле Назначить макроса выберите макрос, который вы хотите назначить.

Вы можете назначить макрос значку и добавить его на панель быстрого доступа или ленту.

Вы можете назначать макросы формам и элементам ActiveX на листе.

Узнайте, как включать и отключать макросы в файлах Office.

Открытие редактора Visual Basic

Нажмите клавиши ALT+F11.

Узнайте, как найти справку по элементам Visual Basic.

Работа с записанным кодом в редакторе Visual Basic (VBE)

С помощью редактора Visual Basic (VBE) вы можете добавлять в записанный код собственные переменные, управляющие структуры и другие элементы, которые не поддерживает средство записи макросов. Так как средство записи макросов фиксирует почти каждый шаг, выполняемый во время записи, может также потребоваться удалить ненужный код. Просмотр записанного кода — отличный способ научиться программировать на VBA или отточить свои навыки.

Пример изменения записанного кода можно найти в статье Начало работы с VBA в Excel.

Запись макроса

Перед записью макросов полезно знать следующее:

Макрос, записанный для работы с диапазоном Excel, будет выполняться только для ячеек этого диапазона. Поэтому если вы добавите в диапазон новую строку, макрос не будет применяться к ней.

Если вам нужно записать длинную последовательность задач, советуем вместо этого использовать несколько более мелких макросов.

В макросе могут содержаться и задачи, не относящиеся к Excel. Процесс макроса может охватывать прочие приложения Office и другие программы, которые поддерживают Visual Basic для приложений (VBA). Например, вы можете записать макрос, который сначала обновляет таблицу в Excel, а затем открывает Outlook для ее отправки по электронной почте.

Читать еще:  Как добавить функцию в excel

Макросы и средства VBA находятся на вкладке Разработчик, которая по умолчанию скрыта, поэтому сначала нужно включить ее.

Перейдите в раздел настройки > Excel . Панель инструментов & > ленты.

В категории Настроить ленту в списке Основные вкладки установите флажок Разработчик, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы записать макрос, следуйте инструкциям ниже.

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Запись макроса.

В поле Имя макроса введите название макроса. Сделайте имя понятным, чтобы можно было быстро найти нужный макрос.

Примечание: Первым символом имени макроса должна быть буква. Последующие символы могут быть буквами, цифрами или знаками подчеркивания. В имени макроса не должно содержаться пробелов; в качестве разделителей слов следует использовать знаки подчеркивания. Если используется имя макроса, являющееся ссылкой на ячейку, может появиться сообщение об ошибке, указывающее на недопустимое имя макроса..

В списке Сохранить в выберите книгу, в которой вы хотите сохранить макрос.

Как правило, макрос сохраняется в указанном расположении книги , но если вы хотите, чтобы макрос был доступен при использовании Excel, выберите пункт Личная книга макросов. Если выбрать команду Личная книга макросов, в Excel будет создана скрытая личная книга макросов (личное. XLSB), если он еще не существует, и сохранение макроса в этой книге. Книги в этой папке открываются автоматически при запуске Excel, а код, хранящийся в личной книге макросов, будет указан в диалоговом окне Макрос, которое описано в следующем разделе.

Чтобы назначить сочетание клавиш для запуска макроса, в поле Сочетание клавиш введите любую строчную или прописную букву. Рекомендуется использовать сочетания клавиш, которые еще не назначены другим командам, так как они будут переопределять совпадающие с ними стандартные сочетания клавиш в Excel, пока открыта книга, содержащая макрос.

В поле Описание при необходимости введите краткое описание действий макроса.

Хотя поле «Описание» является необязательным, рекомендуется его заполнить. Полезно ввести понятное описание с любой полезной информацией, которая может быть полезна Вам или другим пользователям, которые будут запускать макрос. Если у вас много макросов, описания помогут быстро определить, для чего они нужны.

Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку ОК.

Выполните действия, которые нужно записать.

На вкладке Разработчик щелкните Остановить запись.

Работа с макросами, записанными в Excel

На вкладке Разработчик щелкните Макросы, чтобы просмотреть макросы, связанные с книгой. При этом откроется диалоговое окно Макрос.

Примечание: Макросы нельзя отменить. Прежде чем впервые запускать записанный макрос, сохраните книгу или создайте ее копию, чтобы предотвратить внесение нежелательных изменений. Если вас не устраивают результаты выполнения макроса, вы можете закрыть книгу, не сохраняя ее.

Ниже приведены дополнительные сведения о работе с макросами в Excel.

Узнайте, как включать и отключать макросы в Excel для Mac.

Если книга содержит макрос VBA, который нужно использовать где-либо еще, этот модуль можно скопировать в другую книгу с помощью редактора Microsoft Visual Basic.

Назначение макроса объекту, фигуре или графическому элементу

На листе щелкните правой кнопкой мыши объект, рисунок, фигуру или элемент, которому нужно назначить существующий макрос, а затем выберите команду назначить макрос.

В поле Назначить макроса выберите макрос, который вы хотите назначить.

Вы можете назначить макрос значку и добавить его на панель быстрого доступа или ленту.

Вы можете назначать макросы формам и элементам ActiveX на листе.

Открытие редактора Visual Basic

На вкладке Разработчик щелкните Visual Basic или выберите Сервис > Макрос > Редактор Visual Basic.

Узнайте, как найти справку по элементам Visual Basic.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Автоматизация работы в документах Microsoft Excel

Для автоматизации работы приложений часто используются макросы. Любой макрос — это последовательность действий, записанная под определенным именем. Если при работе с Microsoft Excel возникает необходимость несколько раз выполнить одну и ту же последовательность операций (например, сложное форматирование текущей ячейки или добавление новой строки с заполнением некоторых ее ячеек формулами), то можно записать эти действия, а затем воспроизводить их столько раз, сколько потребуется.

Записанный макрос можно вызывать для выполнения с помощью специального диалогового окна или при помощи комбинации клавиш. Кроме того, макрос можно назначить кнопке на панели быстрого доступа. В общем случае, для того чтобы записать макрос, не нужно быть программистом — достаточно просто знать, как выполнить команды, приводящие к нужному результату.

Вкладка Разработчик, позволяющая записывать макросы, по умолчанию скрыта. Для того чтобы ее показать, необходимо выбрать Office → Параметры Excel → Основные и использовать опцию Показывать вкладку «Разработчик» на ленте. После установки этого флажка на ленте появится вкладка Разработчик.

Запись макросов

Для того чтобы записать макрос, необходимо:

  1. Детально представить ту последовательность действий, которую нужно выполнять (во избежание возможных ошибок, лишних или неправильных действий).
  2. Выбрать элемент, к которому будут применяться действия, записываемые в макрос (установить курсор в пределах ячейки и пр.).
  3. Вызвать диалоговое окно Запись макроса одним из двух способов:
    • нажать кнопку Запись макроса на панели Код вкладки Разработчик;
    • нажать кнопку Запись макроса в левой части строки состояния Excel.
  4. Ввести в поле Имя макроса название создаваемого макроса. При этом первым символом имени макроса должна быть буква. Остальные символы могут быть как буквами, так и цифрами или знаком подчеркивания. В имени не допускаются пробелы; в качестве разделителей слов рекомендуется использовать знаки подчеркивания.
  5. В выпадающем списке Сохранить в указать, где будет сохранен данный макрос. Возможные варианты:
    • Личная книга макросов — макрос сохраняется в специальный файл, который будет доступен для всех документов сразу после загрузки Excel;
    • Новая книга — будет создана новая книга, и макрос будет сохранен в ней. Этот макрос будет доступен только в том случае, если содержащая его книга будет открыта;
    • Эта книга — макрос будет сохранен в текущей книге. Обычно такие макросы необходимы, когда их использование ограничено мелкой автоматизацией в текущей книге. Тем не менее, макрос будет доступен из других документов, если они будут открыты параллельно.
  6. Если необходимо, чтобы макрос вызывался комбинацией клавиш, ввести букву или цифру в поле Сочетание клавиш.

Если вводится буква, то важен как регистр, так и раскладка. Например, если вводится буква д (малая русская), то комбинация клавиш для этого макроса будет Ctrl+д, но не Ctrl+I (малая английская L, которая находится на той же клавише).

  • Нажать кнопку OK, затем кнопку Запись макроса на панели Код вкладки Разработчик, которая в строке состояния превратится в кнопку Остановить запись, останавливающую запись макроса.
  • Выполнить последовательность действий, которые будут записаны в макрос.

    Все значимые действия пользователя (щелчки по кнопкам, редактирование данных, перемещение по листу и т.д.) будут записаны. Сделать паузу в записи невозможно.

  • Завершить запись макроса нажатием кнопки Остановить запись. По окончании записи макроса он появляется в списке макросов иод своим именем.
  • Читать еще:  Функция остаток от деления excel

    Выполнение макросов

    Для выполнения макроса можно воспользоваться диалоговым окном Макрос. Чтобы отобразить это окно, можно нажать комбинацию клавиш Alt+F8 либо воспользоваться кнопкой Макросы на панели Код. Далее в этом окне необходимо выбрать требуемый макрос и нажать кнопку Выполнить. Второй возможностью выполнить макрос является комбинация клавиш, выбранная на этапе создания макроса. Кроме того, в Excel предусмотрена возможность вызова макроса при помощи кнопки па панели быстрого доступа.

    Создание кнопки макроса на панели быстрого доступа

    Для создания кнопки на панели быстрого доступа нужно:

    1. Вызвать диалоговое окно Параметры Excel и перейти на вкладку Настройка.
    2. В выпадающем списке Выбрать команды из выбрать пункт Макросы.
    3. Выбрать нужный макрос из списка макросов и нажать кнопку Добавить — он скопируется в правое окно и станет доступен в виде кнопки на панели быстрого доступа.
    4. Чтобы для созданной кнопки изменить рисунок и отображаемое имя, следует воспользоваться командой Изменить.
    5. Нажать кнопку ОК в диалоговом окне Параметры Excel.

    В результате кнопка добавится на панель быстрого доступа. Отображаемое имя будет появляться в виде всплывающей подсказки при наведении на кнопку указателя мыши.

    Удаление макроса

    Для удаления макроса следует нажать кнопку Макросы на панели Код или комбинацию клавиш Alt+F8 — появится диалоговое окно Макрос, содержащее список макросов, доступных в открытых книгах. В данном окне необходимо выбрать удаляемый макрос и нажать кнопку Удалить.

    При удалении макроса его кнопка в панели быстрого доступа не удаляется автоматически, поэтому ее нужно удалить вручную на вкладке Настройки диалогового окна Параметры Excel.

    Редактирование макроса

    Созданный макрос на самом деле представляет собой процедуру, записанную на языке программирования VBA. Ее легко можно увидеть в окне редактора Visual Basic Editor. Подробно о VBA и редакторе Visual Basic Editor рассказано в других наших статьях. Сейчас важно отметить то, что макрос записывается в виде обычного текста, а это значит, что при необходимости его легко можно редактировать.

    Для входа в режим редактирования макроса нужно:

    1. В диалоговом окне Макрос выбрать подлежащий редактированию макрос.
    2. Нажать кнопку Изменить — откроется окно Microsoft Visual Basic.

    Для примера создадим в текущей книге Excel простейший макрос, который должен применяться к выделенной ячейке и изменять ее форматирование (цвет фона — красный, цвет шрифта — светло-коричневый, Фон 2). Чтобы создать этот макрос, необходимо:

    1. Выделить любую ячейку на листе и ввести в нее какой-нибудь текст (чтобы можно было посмотреть на результат работы).
    2. Включить запись макроса с помощью кнопки Запись макроса в строке состояния.
    3. В диалоговом окне Запись макроса все параметры оставить выбранными по умолчанию и нажать кнопку ОК.
    4. На вкладке Главная (панель Шрифт) выбрать нужные параметры цвета.
    5. Остановить запись макроса при помощи кнопки Остановить запись в строке состояния.

    Теперь для того чтобы просмотреть код созданного макроса, необходимо вызвать редактор Visual Basic способом, описанным выше, — откроется окно кода для созданного макроса, в котором будет записан следующий код:

    // Макрос форматирования ячейки Макрос1 Sub Макрос1() ‘Макрос! Макрос With Selection.Interior .Pattern = xlSol >

    Чтобы при последовательном обращении к нескольким свойствам одного объекта каждый раз не указывать длинную цепочку типа Selection.Interior.Pattern = xlSolid, используется специальная конструкция языка VBA: With…End With — внутри нес имя объекта можно опустить, указывая лишь точку перед именем свойства.

    Для тех, кто знает английский язык, назначение и принцип работы команд в данном коде достаточно очевидны: для объекта Selection.Interior (т.е. для внутренней области выделенной ячейки) выполняется задание значений различным параметрам фона. Основные параметры — Pattern (способ заливки, в данном случае задан xlSolid, т.е. сплошным) и Color (Цвет). Аналогичным образом происходит изменение цвета шрифта (начиная со строки With Selection.Font).

    Такой легкий доступ к тексту макроса дает возможность корректировать неверно введенные команды, объединять несколько макросов, написанных разными людьми, изменять когда-то написанные макросы, задавая им новые параметры для работы, чтобы не переписывать их заново.

    Цели полностью удалить код макроса в редакторе Visual Basic, то макрос также будет полностью удален (это аналогично действию кнопки Удалить диалогового окна Макрос).

    Для переименования макроса достаточно войти в режим его редактирования и в тексте программы исправить заголовок в строке Sub Макрос1() — новое имя автоматически заменит старое в списках макросов. Заметим, что не все замены происходят автоматически. Если с макросом были связаны графические объекты или кнопки, то необходимо сделать для них переназначения.

    Высокий уровень производства и дохода, являющийся результатом применения передовой технологии и крупных масштабов производства, приводит к тому, что на весьма значительную часть населения перестает давить бремя забот, связанных с удовлетворением элементарных физических потребностей. Ни одного голодного человека, если только он трезв, невозможно убедить в том, чтобы он истратил свой последний доллар на что-либо, кроме еды. Но человека, который хорошо питается, хорошо одет, имеет хорошие жилищные условия и хорошо обеспечен во всех остальных отношениях, можно убедить в том, чтобы он решил купить электробритву или электрическую зубную тетку. Не только цены и издержки производства, но и потребительский спрос становится объектом управления. Таков еще один важный дополнительный элемент в системе регулирования экономической среды…

    Автоматизация Excel: автоматизация рутинных операций в Excel без макросов

    Если вы частый пользователь MS Excel, Вам наверняка приходится ежедневно выполнять однотипные операции. В этом случае макросы Excel помогут записать последовательность действий в виде набора VBA команд. Такой способ отлично подойдет для автоматизации простых задач. Если речь идёт о более сложных задачах, пользователи c навыками программирования могут автоматизировать операции с помощью VBA проектов.

    Надстройка «Автоматизация» предлагает принципиально новый подход к автоматизации рутинных задач в Excel:

    • Создание команд в простой таблице Excel вместо объёмных VBA проектов
    • Автоматизация даже сложных и многоэтапных операций
    • Автоматизация возможностей XLTools: SQL запросы, Экспорт в CSV, Редизайн таблицы, т.д.
    • Создание пользовательских кнопок на панели инструментов
    • Для продвинутых пользователей и разработчиков

    Не обязательно быть знатоком VBA. Если какие-то ваши бизнес-процессы в Excel отнимают слишком много времени, наша команда XLTools поможет их автоматизировать.

    Добавить «Автоматизацию» в Excel 2019, 2016, 2013, 2010

    Подходит для: Microsoft Excel 2019 – 2010, desktop Office 365 (32-бит и 64-бит).

    Как работать с надстройкой:

    Как автоматизировать операции в Excel без VBA [Скачать пособие]

    Зачастую VBA макросы Excel разрастаются до сотен строк кода, очень неудобных в работе. Надстройка XLTools «Автоматизация» позволяет писать команды в простых и компактных таблицах Excel. Табличное представление более информативно, наглядно и его легче редактировать. Вы также можете добавить собственные кнопки на панель инструментов Excel для выполнения собственных команд автоматизации.

    Читать еще:  Интерполирование в excel

    Надстройка «Автоматизация» — это универсальный инструмент для автоматизации практически любых команд и их последовательностей:

    • Автоматизация SQL запросов к таблицам Excel: SELECT, GROUP BY, JOIN ON, т.д.
    • Автоматическое преобразование сводных таблиц в плоский список
    • автоматический экспорт таблиц Excel в файл CSV
    • Автоматическое извлечение данных из других книг Excel или CSV файлов
    • Автоматическая фильтрация таблиц, т.д.

    Просто напишите команду, используя пособие > Нажмите «Выполнить команды» > Готово! Генерация результата займёт всего пару секунд.

    СКАЧАТЬ ПОСОБИЕ: примеры, шаблоны, синтаксис и построчные комментарии (zip/xlsx, 260 КБ).

    Пример: как автоматизировать SQL запрос к таблицам Excel

    Рассмотрим пример розничного магазина. Предположим, вам необходимо подготовить отчёт о продажах за квартал. Вы можете воспользоваться надстройкой SQL Запросы и выполнить запрос к исходным данным. Но если вам приходится готовить подобный отчёт регулярно, этот SQL запрос можно автоматизировать.

    1. Подготовьте исходные данные к SQL запросу. Примените к ним формат таблицы, иначе SQL не сможет обработать данные:

    • Выберете диапазон «Журнал данных прайс-листа и продаж».
    • На вкладке «Главная» нажмите «Форматировать как таблицу» > Примените стиль таблицы.
    • На вкладке «Конструктор» присвойте таблице имя «Продажи2014».

    2. Добавьте новый лист, напр., «АвтоКоманды», и создайте таблицу команды автоматизации SQL:

    • XLTools.SQLSelect – введите название команды в точности так. Название должно находиться в двух объединённых ячейках.
    • SQLQuery – наберите команду запроса привычном образом. Обратите внимание: надстройка использует синтаксис SQLite.
      Совет: вместо печати текста запроса вручную, используйте интуитивный редактор SQL Запросов и скопируйте скрипт в таблицу автоматизации.
    • ApplyTableName – введите название таблицы результата.
      Результат запроса автоматически генерируется в формате таблицы. При необходимости к ней можно создавать последующие запросы.
    • OutputTo – укажите, куда следует поместить результат запроса.

    Внимание: чтобы SQL распознавал все ссылки, не используйте пробелы в названиях рабочих листов, книг и таблиц.

    3. Выполните команду автоматизации SQL:

    • Выделите диапазон команды автоматизации > Нажмите кнопку «Выполнить команды» на вкладке XLTools.
    • Готово, результат сгенерируется в секунды.
      В данном примере SQL запрос извлёк данные за 3 квартал 2014.

    4. Создайте собственные кнопки на панели инструментов Excel.

    В каждой книге Excel можно создать до 3-x пользовательских кнопок, привязанных к вашим собственным командам автоматизации:

    • Нажмите «Создать кнопки» на вкладке XLTools.
    • Присвойте кнопке имя, напр. «Отчёт по кварталам» > Укажите диапазон таблицы команды.
    • Нажмите «Сохранить» > Ваша кнопка появится на вкладке XLTools.

    Теперь вы можете легко создать квартальный отчёт, нажав всего одну кнопку.

    Появились вопросы или предложения? Оставьте комментарий ниже.

    Автоматизация работы в Excel

    Функция Автозаполнение позволяет заполнять данными область ячеек по определенным правилам. Excel осуществляет поиск правила заполнения введенных данных для того, чтобы определить значения пустых ячеек. Если вводится одно начальное значение образца заполнения, то выделяется одна ячейка, если список с интервалом изменения данных, то необходимо выделить две ячейки, заполненные соответствующими данными.

    Автозаполнение

    1. Введите данные в начальную ячейку или смежные ячейки (если задается правило заполнения).
    2. Выберите ячейку или ячейки, в которых установлено правило заполнения.
    3. Установите курсор мыши на Маркере заполнения (рис. 84), маленьком квадратике в правом нижнем углу активной ячейки.
    4. Перетащите мышью Маркер заполнения (по горизонтали или по вертикали) до последней ячейки, которую хотите заполнить по образцу.
    5. Отпустите кнопку мыши.

    Рис. 84. Маркер заполнения активной ячейки

    Есть один полезный прием автозаполнения — это перетаскивание маркера заполнения при нажатой правой клавише мыши. При этом появляется контекстное меню, которое поможет выбрать способ автозаполнения (рис. 85).

    Рис. 85. Контекстное меню автозаполнения

    Для каждой группы данных в зависимости от правила заполнения требуется ввести данные в одну или две смежные ячейки. Используйте автозаполнение для ввода следующих данных (табл. 21).

    Начальное значениеРяды, полученные с помощью автозаполнения
    средачетвергпятницасубботавоскресенье
    ЯнварьФевральМартАпрельМай
    Квартал 1Квартал 2Квартал 3Квартал 4Квартал 1
    1-я группа2-я группа3-я группа4-я группа5-я группа
    07.окт08.окт09.окт10.окт11.окт
    11.01.0012.01.0013.01.0014.01.0015.01.00

    Таблица 21. Примеры автозаполнения

    Для удобства работы в Excel существуют стандартные списки, содержащие названия дней недели и месяцев, доступные при выборе команды Параметры в меню Сервис (закладка Списки), а также списки, создаваемые пользователем (рис. 86).

    Рис. 86. Создание пользовательского списка

    Стандартные списки в отличие от пользовательских нельзя удалить или отредактировать. Для создания или изменения пользовательского списка автозаполнения выполните следующие действия:

    1. Выберите команду Параметры в меню Сервис (Tools, Options), а затем закладку Списки (List).
    2. Укажите Новый список (New) в поле Списки (List).
    3. Введите элементы списка или сделайте изменения в поле Элементы списка и нажмите кнопку Добавить (Add), затем кнопку ОК.

    Для удаления списка выделите его и нажмите кнопку Удалить (Delete).

    Проверка орфографии

    Как и Word, Excel при проверке орфографии сравнивает слова на рабочем листе со словами, находящимися в словаре.

    Проверка орфографии доступна при выборе команды Орфография из меню Сервис (Tools, Spelling).

    Большинство используемых слов имеется в словаре. Словарь не включает некоторые собственные имена, наименования мест и технические термины. Excel будет отмечать эти слова как ошибочные, но пользователь может оставить слово таким, каким оно было набрано.

    Расположение окон

    Иногда бывает необходимо открывать несколько рабочих книг одновременно, например когда объединяются данные из разных файлов.

    1. Выберите Файл, Открыть (File, Open).
    2. Выделите необходимые для открытия рабочие книги. Для того чтобы выделить при помощи мыши последовательную группу книг, используйте клавишу Shift, чтобы выделить несмежные книги — Ctrl.
    3. Выберите Открыть (Open).

    Открытые рабочие книги могут быть размещены на экране одним из четырех способов: рядом, сверху вниз, слева направо, каскадом.

    Чтобы показать на экране несколько рабочих книг или листов:

    1. Выберите Окно, Расположить (Window, Arrange).
    2. Выберите один из вариантов расположения (рис. 87) и нажмите ОК.

    Рис. 87. Диалоговое окно вариантов расположения окон

    Пока окно не закрыто пользователем, книга остается открытой. Все открытые книги перечислены в меню Окно (Window) в порядке их открытия. Однако только одна рабочая книга может быть активной в текущий момент времени; ее окно располагается поверх всех других окон, если не выбрано специальное расположение. Активизацию нужного окна можно осуществить с помощью мыши или выбора нужного документа в меню Окно (Window).

    Для одновременного просмотра разных частей книги, занимающей более одного экрана, можно создать несколько окон для одной книги.

    1. Выберите Окно, Новое (Window, New). В меню Окно (Window) появится второе окно для открытой книги.
    2. Выберите Окно, Расположить (Window, Arrange).
    3. Выберите Только окна текущей книги (рис. 87) и задайте вариант расположения.
    4. Щелкните ОК.
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector