Bazaprogram.ru

Новости из мира ПК
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сортировка в отчете access

Группировка и сортировка данных в отчете Access

Отчет Access, который вы сконструировали в двух предыдущих упражнениях, имеет еще один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Контакты выводятся не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Список по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Контакты, которая определяется связью между полями Код_Контакты этих двух таблиц. По указанной причине фамилии в отчете упорядочены по возрастанию числового параметра Код_Контакты — идентификатора записей таблицы Контакты. Это неудобно, в отчетах с большим числом записей при такой сортировке будет довольно трудно отыскать нужного человека. Есть смысл изменить порядок сортировки, для этого выполните следующие шаги.

1.Щелкните на кнопке Отчеты окна базы данных Access.

2. Выделите значок отчета Список контактов.

3. Щелчком на кнопке Конструктор панели инструментов окна базы данных откройте отчет в режиме конструктора.

4. Щелкните на кнопке Сортировка и группировка панели инструментов, чтобы открыть окно диалога, показанное на рис. 18.19.

Рис. 18.19. Сортировка и группировка данных в отчете Access

В этом окне назначены два уровня сортировки. Сначала в порядке возрастания по полю Код_Контакты, а затем в пределах списка контактов, относящихся к одному человеку, по возрастанию даты контакта. На кнопке строки Код_Контакты виден значок, указывающий на то, что записи группируются по данному полю, то есть при перебаре записей таблицы Контакты для каждого нового значения поля Код_Контакты генерируется заголовок группы, в котором, как вы должны помнить из предыдущего упражнения, выводятся имя, фамилия и другие характеристики людей.

Казалось бы, можно просто изменить поле сортировки Код_Контакты на Фамилия, и записи в отчете сразу же выстроятся по алфавиту. Но в этом случае для четырех людей с одинаковой фамилией Петров будет выведен только один заголовок группы, ниже которого разместится список контактов со всеми Петровыми. Вспомните, что новый заголовок группы выводится только для каждого нового значения поля, по которому выполняется группировка. Код_Контакты — уникальный идентификатор записей таблицы Контакты, группировка по которому обеспечивает вывод в отчет всех записей этой таблицы. Для сортировки записей по алфавиту фамилий и имен следует добавить в список окна диалога Сортировка и группировка соответствующие поля, разместив их выше поля группировки Код_Контакты.

5. Щелкните в третьей строке на кнопке раскрывающегося списка Поле/выражение.

6. Выберите пункт Фамилия.

7. В раскрывающемся списке Поле/выражение четвертой строки окна Сортировка и группировка выберите пункт Имя.

Примечание При добавлении нового поля сортировки Access автоматически назначает ему порядок сортировки По возрастанию. Чтобы реализовать обратный порядок записей, выберите в раскрывающемся списке ячейки Порядок сортировки соответствующей строки пункт По убыванию.

8. Щелчком на кнопке строки Фамилия выделите ее.

9. Поместите указатель на кнопку строки Фамилия, нажмите кнопку мыши и перетащите строку на самый верх списка. Отпустите кнопку мыши в тот момент, когда жирная горизонтальная линия, показывающая будущее расположение перемещаемой строки, окажется над первой строкой таблицы.

10. Повторяя шаги 8 и 9, разместите строку Имя между строками Фамилия и Код_Контакты, как показано на рис. 18.20.

Рис. 18.20. Добавление полей сортировки данных в отчете Access

11. Закройте окно Сортировка и группировка.

Примечание Заголовки тех групп, для которых нет ни одной записи в таблице Список, в отчет не выводятся.

12. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы вывести отчет в режиме предварительного просмотра.

Теперь записи сначала сортируются по фамилиям, затем по именам. После этого для каждой новой записи таблицы Контакты появляется заголовок группы (так как величины поля Код_Контакты для всех записей различны). Ниже каждого такого заголовка из таблицы Список выводятся все контакты, соответствующие данному значению величины Код_Контакты, то есть данному человеку (рис. 18.21).

Рис. 18.21. Окончательный вид отчета Access

Сохранение порядка сортировки в таблице, запросе, форме или отчете

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

При сортировке данных в таблице, запросе, форме или отчете Access можно сохранить порядок сортировки вместе с объектом. При сортировке данных в одном из этих объектов и последующем сохранении объекта порядок сортировки, который действует при сохранении объекта, автоматически сохраняется вместе с объектом. Вы можете указать, будет ли применяться сохраненный порядок сортировки при следующем открытии объекта.

Для запросов и отчетов можно также задать порядок сортировки по умолчанию. Порядок сортировки по умолчанию применяется к данным в запросе или отчете, если не указан другой порядок сортировки.

В этой статье

Сохраненные заказы на сортировку

Существуют два типа сохраненных заказов на сортировку.

Последнее применение Последний примененный порядок сортировки — это порядок сортировки, который был применен при последнем сохранении объекта. В таблицах, запросах, формах и отчетах могут применяться последние заказы на сортировку.

По умолчанию. Порядок сортировки по умолчанию встроен в структуру запроса или отчета. Порядок сортировки по умолчанию применяется, если не указан другой порядок сортировки.

Последние примененные порядки сортировки

При сохранении таблицы, запроса, формы или отчета во время сортировки данных порядок сортировки автоматически сохраняется при сохранении объекта. Это называется последним примененным порядком сортировки. При создании порядка сортировки вы фактически изменяете структуру объекта.

Если вы хотите, чтобы последний порядок сортировки был автоматически применен при следующем открытии объекта, задайте для свойства ORDER BY on объекта значение Да. Чтобы задать это свойство, выполните указанные ниже действия, когда объект открыт в режиме конструктора.

Нажмите клавишу F4, чтобы открыть окно свойств.

Этот шаг необязателен, если окно свойств уже отображается.

Выполните одно из следующих действий.

Если объект является таблицей или запросом, на вкладке Общие страницы свойств задайте для свойства ORDER BY On Load значение Да.

Если объект является формой или отчетом, на вкладке данные в окне свойств задайте для свойства ORDER BY On Load значение Да.

Примечание: Чтобы предотвратить применение последнего примененного порядка сортировки, установите для свойства ORDER BY On Load значение No.

Порядок сортировки по умолчанию

Поскольку последний примененный порядок сортировки может измениться, когда кто-то сортирует объект, а затем сохранит его, может потребоваться определить порядок сортировки по умолчанию. Порядок сортировки по умолчанию является частью структуры объекта и не изменяется при применении другого порядка сортировки.

Читать еще:  Вертикальный слайд в powerpoint

Для запроса или отчета можно задать только порядок сортировки по умолчанию. Несмотря на то, что порядок сортировки по умолчанию не перезаписывается текущим или последним примененным порядком сортировки, он применяется только при удалении текущего или последнего примененного порядка сортировки.

Определение порядка сортировки по умолчанию для запроса

Откройте запрос в режиме конструктора.

Дважды щелкните поле, которое вы хотите использовать для сортировки.

Поле появится в бланке запроса.

В бланке запроса снимите флажок в строке Показать добавленного поля.

В строке Сортировка укажите, нужно или нет сортировать поле по возрастанию (наименьшие значения первыми; От А до Я) или в убывающем порядке (наибольшее значение сначала; От Я до А).

Если вы хотите выполнить сортировку по нескольким полям, добавьте дополнительные поля сортировки, повторив шаги 2 – 4.

Примечание: При сортировке по нескольким полям результаты сначала сортируются по первому указанному полю, затем по указанному следующему полю и т. д. Например, если вы сортируете по фамилии, а затем по ДеньРождения, все записи с фамилией Seleznyov отображаются до записей со значением Last Name (Стевенс), независимо от значения ДеньРождения. Записи в полях последнего имени сортируются в соответствии со значением поля «ДеньРождения».

Нажмите сочетание клавиш CTRL+S, чтобы сохранить запрос.

Примечание: Чтобы удалить порядок сортировки по умолчанию из запроса, удалите поля сортировки из бланка запроса.

Определение порядка сортировки по умолчанию для отчета

Откройте отчет в режиме отчета или макета.

На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем в контекстном меню выберите команду Расширенный фильтр.

Появится вкладка новый документ, содержащая бланк запроса и окно, в котором можно выбрать поле, по которому нужно выполнить сортировку.

В окне дважды щелкните поле, которое вы хотите использовать для сортировки.

Поле появится в бланке запроса.

В бланке запроса в строке Сортировка укажите, нужно или нет сортировать поле по возрастанию (сначала наименьшие значения; От А до Я) или в убывающем порядке (наибольшее значение сначала; От Я до А).

Если вы хотите выполнить сортировку по нескольким полям, добавьте дополнительные поля сортировки, повторив шаги 2 – 4.

Примечание: При сортировке по нескольким полям результаты сначала сортируются по первому указанному полю, затем по указанному следующему полю и т. д. Например, если вы сортируете по фамилии, а затем по ДеньРождения, все записи с фамилией Seleznyov отображаются до записей со значением Last Name (Стевенс), независимо от значения ДеньРождения. Записи в полях последнего имени сортируются в соответствии со значением поля «ДеньРождения».

на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Переключить фильтр.

Примечание: Чтобы удалить порядок сортировки по умолчанию из отчета, удалите поля сортировки из бланка запроса.

Сортировка и фильтрация записей в Access

Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация — это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.

Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.

О сортировке и фильтрации

По сути, сортировка и фильтрация — это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок . Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.

Сортировка записей

Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок , с похожими данными, сгруппированными вместе . В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам . Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:

  • Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
  • Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
  • Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.

Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания . Восходящий означает идти вверх , так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.

В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.

Для сортировки записей:

  1. Выберите поле в ячейке, которую вы хотите сортировать. В этом примере мы сортируем по фамилиям клиентов.
  2. Перейдите на вкладку « Главная » на ленте и найдите группу « Сортировка и фильтр ».
  3. Отсоедините поле, выбрав команду « Восходящий» или « Убывание» .
    • Выберите «Восходящий» для сортировки текста от A до Z или для сортировки чисел от наименьшего до самого большого. Мы выберем это в нашем примере, потому что мы хотим, чтобы последние имена были в порядке A-to-Z.
    • Выберите «Спуск», чтобы отсортировать текст от Z до A или отсортировать номера от самых больших до самых маленьких.
  4. Теперь таблица будет отсортирована по выбранному полю.
  5. Чтобы сохранить новый вид, нажмите кнопку « Сохранить» на панели быстрого доступа.

После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».

Фильтрация записей

Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть . Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.

Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.

Читать еще:  Access сравнить две таблицы

В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.

Чтобы создать простой фильтр:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы будем фильтровать по городу, потому что мы хотим увидеть список клиентов, которые живут в определенном городе.
  2. Появится раскрывающееся меню с контрольным списком. В отфильтрованные результаты будут включены только проверенные элементы. Используйте следующие параметры, чтобы определить, какие элементы будут включены в ваш фильтр:
    • Выберите и снимите флажки по одному, установив флажки. Здесь мы отменим выбор всех параметров, кроме Cary .
    • Нажмите «Выбрать все», чтобы включить каждый элемент в фильтр. При нажатии кнопки «Выбрать все» второй раз снимите все элементы.
    • Нажмите «Пусто», чтобы настроить фильтр для поиска только записей без данных в выбранном поле.
  3. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен. В таблице наших клиентов теперь отображаются только клиенты, которые живут в Кэри.

Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.

Создание фильтра из выделения

Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные , которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад , вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.

Чтобы создать фильтр из выделения:

  1. Выберите ячейку или данные, с которыми вы хотите создать фильтр. Мы хотим увидеть список всех продуктов, содержащих слово « шоколад» в их именах, поэтому в поле «Название продукта» мы выберем слово «шоколад».
  2. Выберите вкладку « Главная » на ленте и найдите группу «Сортировка и фильтр».
  3. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Выбор».
  4. Выберите тип фильтра, который вы хотите настроить:
    • Содержит только записи с ячейками, которые содержат выбранные данные. Мы выберем это, потому что хотим видеть записи, содержащие слово « шоколад» в любом месте названия.
    • Не содержит все записи, кроме тех, которые содержат ячейки, содержащие выбранные данные.
    • Ends With включает только записи, данные которых для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
    • Не заканчивается. Включает все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
  5. Фильтр будет применен. В нашей таблице теперь отображаются только продукты со словом шоколад в их именах.

Создание фильтра из поискового запроса

Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.

Фильтрация текста по поисковому запросу

При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров , которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит , Не содержит , Ends С , и не заканчивается . Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:

  • Равные значения , которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
  • Не равен , что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
  • Начинается с , который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
  • Не начинается с , включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса

Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице заказов, чтобы отображать только те, которые содержат заметки с определенной информацией, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Примечания» .
  2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Text Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр должен соответствовать введенному вами термину. В этом примере мы хотим просмотреть только записи, чьи заметки указывают, что заказ был размещен для стороны. Мы выберем Contains, чтобы мы могли искать записи, содержащие слово party.
  3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите слово, которое вы хотите использовать в своем фильтре.
  4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Фильтрация чисел с поисковым термином

Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно , вы можете выбрать:

  • Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
  • Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
  • Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон

Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице пунктов меню по цене, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Цена» .
  2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Number Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр будет соответствовать вашему поисковому запросу. В этом примере мы хотим создать фильтр, который покажет нам только недорогие предметы. Мы хотим видеть предметы под определенной ценой, поэтому мы выберем Less Than .
  3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите число или цифры, которые вы хотите использовать в своем фильтре. Мы напечатаем 5, чтобы фильтр показывал нам только пункты меню, стоимость которых не превышает 5 долларов.
  4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.

Отчеты с группировкой таблиц

Данные проще анализируются, когда они разделены по группам. К примеру, отчет с группировкой продаж по регионам помогает выявить определенные тенденции продаж. Если при этом поместить в конце каждой группы отчета итоговые значения, можно заменить множество операций, выполняемых с помощью калькулятора.

Microsoft Office Access 2007 позволяет упростить работу над отчетами с группировкой. Можно создать простой отчет с группировкой, используя Мастер отчетов, добавить в созданный отчет группировку или сортировку, а также изменить их заданные параметры.

Разделы отчета

Отчет Access состоит из нескольких разделов, таких как:

  1. Заголовок, который печатается 1 раз в начале отчета и содержит сведения, обычно присутствующие на титульной странице (например логотип, название, дату).
  2. Верхний колонтитул, расположенный вверху каждой страницы, используется в случаях необходимости повторения названия отчета на каждой странице.
  3. Заголовок группы используется для вывода в начале каждой новой группы записей ее имени. Заголовок группы служит для печати имени группы.
  4. Данные выводятся 1 раз для каждой строки в источнике записей. Этот раздел содержит элементы управления основного содержания отчета.
  5. Примечание группы выводится в конце каждой группы записей и содержит сводные сведения по ней.
  6. Нижний колонтитул печатается в конце каждой страницы и отображает нумерацию страниц и сведения, относящихся к странице.
  7. Примечание отчета выводится 1 раз в самом конце отчета и используется для печати итогов и прочей сводной информации по всему отчету.
Читать еще:  Ms access примеры баз данных

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Создание отчета с группировкой при помощи Мастера отчетов

Мастером отчетов задаются вопросы, и на основе ответов создается отчет. В одном из них упоминаются поля группировки в отчете. Созданный отчет можно использовать в готовом виде или редактировать по необходимости. Перед запуском Мастера отчетов нужно определиться с выбором источника данных.

Выбор источника записей

Отчет включает в себя данные, полученные из таблиц или запросов, и сведения, хранящиеся в макете отчета (подписи, заголовки, рисунки и др.). Таблицу или запрос, содержащие базовые данные, называют источником записей отчета. Прежде чем создать отчет, необходимо определиться с тем, какие сведения будут в него включены. В случае, когда данные берутся из нескольких таблиц, источником записей может служить запрос, который, в свою очередь, может находиться в БД или будет создаваться специально для этого отчета.

Запуск мастера отчетов

На вкладке Создание группы Отчеты выберем Мастер отчетов.

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

В раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберем таблицу или запрос с полями, которые нужно добавить в отчет.

Для выбора полей необходимо дважды щелкнуть по ним в списке Доступные поля. Они переместятся в список Выбранные поля. Для добавления или удаления выбранного поля или сразу всех можно нажать кнопки, которые находятся между полями Доступные поля и Выбранные поля. При добавлении в отчет полей из другой таблицы или другого запроса нужно щелкнуть еще раз на раскрывающийся список Таблицы и запросы, выбрать нужное и продолжать добавлять поля. После завершения добавления полей нажать Далее.

Группировка записей при помощи мастера отчетов

С помощью группировки можно упорядочить записи по группам (например, по регионам). Вложенные группы позволяют определить отношения между группами и быстро найти необходимые данные. Используя группировку, можно получить сводные данные (например, итоговые значения или проценты).

При включении в отчет нескольких таблиц мастер будет проверять отношения между ними и определять возможный способ просмотра данных.

На странице мастера отчетов, содержащей строку Добавить уровни группировки, выберем одно из полей в списке и нажмем Далее.

Для добавления уровней группировки в отчет дважды щелкнем на любом из полей в списке, добавляемых в отчет.

Для удаления уровня группировки нужно дважды щелкнуть по нему в правой части диалогового окна. Используя клавиши со стрелками, можно добавить или удалить уровни группировок (рис.2). Назначим приоритет (низкий или высокий) для уровня группировки, для этого выберем его и нажмем соответствующие кнопки. Access добавит каждый уровень группировки и покажет, что он вложен в родительский уровень группировки.

Нажмем кнопку Параметры группировки для открытия диалогового окна Интервалы группировки.

В случае необходимости для каждого поля группировки можно выбрать интервал группировки, позволяющий настроить способ группировки записей. После выбора интервала группировки нажмем ОК.

Для перехода к следующей странице мастера нажмем кнопку Далее.

Сортировка записей и подведение ее итогов

Сортировать записи можно в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям. Щелкнем первый раскрывающийся список и выберем поля для сортировки.

Для выбора сортировки по возрастанию или убыванию можно нажать кнопку в правой части списка (сортировку по возрастанию используют по умолчанию). В случае необходимости можно открыть второй, третий и четвертый раскрывающиеся списки для выбора дополнительных полей сортировки.

Для вычисления итоговых значений числовых полей необходимо нажать кнопку Итоги, которая будет доступна лишь в случае содержания в разделе подробностей отчета одного или нескольких числовых полей. Мастер отобразит доступные числовые поля.

Установим флажки у функций Sum, Avg, Min или Max для включения расчетов в примечание группы. Нажмем кнопку ОК

Далее нужно следовать инструкциям на остальных страницах мастера отчетов. На последней странице можно изменить заголовок отчета. Затем нажать кнопку Готово. Access автоматически сохраняет отчет и отображает его в режиме предварительного просмотра.

Используя кнопки навигации в нижней части области просмотра, можно последовательно просмотреть страницы отчета либо перейти к нужной странице, для этого необходимо нажать одну из кнопок навигации или ввести номер страницы в поле ввода номера страницы, а затем нажать клавишу Ввод.

В режиме предварительного просмотра предусмотрено увеличение масштаба для просмотра подробностей или уменьшение его для просмотра расположения данных на странице. Щелкнем 1 раз, когда курсор мыши будет указывать на отчет. Для отмены эффекта увеличения необходимо щелкнуть еще раз. Также можно использовать элемент управления масштабом в строке состояния.

Настройка отчета

Случается, что созданный мастером отчет не соответствует полностью ожиданиям пользователя. К примеру, нужно будет добавить текст, изменить ширину столбцов, вставить логотип и пр. В Access имеется 2 режима, в которых можно вносить изменения в отчет: режим разметки и режим конструктора.

В режиме разметки наиболее удобно вносить изменения в отчет, поскольку в нем имеется большинство инструментов настройки. В данном режиме можно изменить ширину столбцов, поменять их местами, добавить или изменить уровни группировки и итоги. Кроме того, можно поместить в макет отчета новые поля и задать свойства отчета и его элементов управления. Преимущество данного режима заключается в одновременном с изменениями просмотре отображения данных отчета.

Если в режиме разметки не получается внести какие-либо изменения, можно попытаться сделать это в режиме Конструктора, в котором отображается базовая структура отчета и предлагаются дополнительные инструменты и возможности разработки. К примеру, в Конструкторе можно добавить в отчет больше видов элементов управления, более точно настроить выравнивание элементов управления и задать больше свойств, чем в режиме разметки.

Так и не нашли ответ
на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе
нужна помощь

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector