Bazaprogram.ru

Новости из мира ПК
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Поиск данных в access

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Поиск записей в базе данных Access

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

По мере работы над классическую базу данных Access поиска записей включает более быстро заглянуть в режиме таблицы. В этой статье описаны некоторые методы, которые можно использовать для поиска записей.

Примечание: Эта статья не относится к веб-приложения Access — тип базы данных оформление с Access и публикации в Интернете. Дополнительные сведения в статье Создание веб-приложения Access

В этой статье

Просмотрите все записи

Можно просматривать записи из Режим таблицы с помощью кнопок навигации по записям в нижней части таблицы или формы.

1. Перейдите к первой записи

2. Перейдите к предыдущей записи

3. поле текущей записи

4. перейти к следующей записи

5. перейти к последней записи

6. Откройте запись (пусто)

7. индикатор фильтр

Можно также использовать клавишу TAB для перемещения между одну запись за раз.

Переход к определенной записи

Когда вы знаете, какая запись, чтобы найти, выберите определенную запись из раскрывающегося списка с помощью поля Перейти. Диалоговое окно перейти обычно используется в формах.

Чтобы перейти к записи, щелкните стрелку справа от Перейти к полю и выберите запись из раскрывающегося списка.

Примечание: Если вы знаете нескольких первых знаков записи, к которому нужно перейти, эти знаки можно введите в поле Перейти к.

Перейти к полю отображаются только данные, достаточно однозначно определять каждую запись. При выборе записи из списка Access отображает в остальной части этой записи данных в главной области формы.

Поиск записи

При вводе текста в поле поиска по мере ввода каждого символа первой искомое значение выделен в режиме реального времени. Эта функция позволяет быстро найти запись с соответствующим значением.

Можно также искать определенную запись в таблице или формы с помощью команды Найти.

Это эффективный вариант для нахождения определенную запись, когда запись, которую вы хотите найти соответствуют определенным критериям, например условия поиска и операторы сравнения, например «равняется» или «содержит».

Примечание: Диалоговое окно » Поиск и замена » можно использовать только в том случае, если таблицы или формы в настоящее время отображает данные. Это значение true, даже если нет видимых записей, так как применен фильтр.

Откройте таблицу или форму и выберите поле, которое требуется найти.

На вкладке «Главная» в группе Найти нажмите кнопку Найти.

Откроется диалоговое окно Найти и заменить с выбранной вкладкой Найти.

В поле Найти введите значение, для которого нужно выполнить поиск.

Чтобы изменить поле, которое требуется для поиска или поиска всей таблицы, щелкните соответствующий параметр в списке Поиск в.

Совет: Список совпадение представляет вашей оператор сравнения (например, «равняется» или «содержит»). Чтобы расширить область поиска, в списке совпадение щелкните Любой части поля.

В списке поиска выберите » все» и нажмите кнопку Найти далее.

Если выделен элемент, для которого выполняется поиск, нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне Поиск и замена, чтобы закрыть диалоговое окно. Записи, которые удовлетворяют условиям вашей выделены

Фильтр для отображения определенных записей

Чтобы увидеть ограниченное число записей, когда нужно отображать только записи, которые удовлетворяют определенным критериям и операторы сравнения можно выполнить фильтрацию. Например чтобы быстро уменьшить количество записей, отображаемых, щелкните правой кнопкой мыши поле, значение которого вы хотите совпадают, а затем выберите равно, Не равно, содержит или Не содержит в нижней части контекстного меню. Фильтр можно включить или отключить, которая позволяет легко переключаться между представлениями отфильтрованные и неотфильтрованные тех же данных. В отличие от поиска фильтра ограничивает только тех записей, которые являются отображается.

Чтобы применить фильтр, основанного на выделения, откройте таблицу или форму.

Чтобы убедиться в том, что таблицы или формы не уже фильтруется, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Очистить все фильтры, если эта команда доступна.

Перейдите к записи, которая содержит значение, которое вы хотите использовать в качестве части фильтра, а затем щелкните внутри столбца (в режиме таблицы) или управления (в режиме макета, формы или отчета). Чтобы отфильтровать на основе частичного выделения, выберите только нужные символы.

На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Выделение и щелкните нужный фильтр.

Чтобы выполнить фильтрацию других полей в зависимости от выделения, повторите шаги 3 и 4.

Поиск записей

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

По мере роста базы данных поиск определенных записей приведет к более быстрому взгляду на таблицу в режиме таблицы. В этой статье описаны пять способов поиска определенных записей в зависимости от потребностей.

В этой статье

Просмотр всех записей

Вы можете просматривать записи с помощью клавиши TAB, чтобы перемещаться по одной записи за раз, чтобы найти определенную запись. Вы также можете просматривать записи в таблице в Режим таблицы с помощью кнопок перехода по записям. Кнопки перехода по записям доступны в нижней части таблицы или формы.

1. Переход к первой записи

2. Переход к предыдущей записи

3. Текущая запись

4. Переход к следующей записи

5. Переход к последней записи

6. Открытие новой (пустой) записи

7. индикатор фильтра

При щелчке в поле Текущая запись можно ввести номер записи, а затем нажать КЛАВИШу ввод, чтобы перейти к этой записи. Номер записи помещается последовательно, начиная с начала формы или таблицы. Он не соответствует никакому значению поля.

Чтобы узнать, применен ли фильтр, см. кнопку индикатор фильтра. Если фильтр не применен или все фильтры сняты, то фильтр неотображается. При отображении фильтра можно нажать эту кнопку, чтобы удалить фильтр. Аналогично, если он отображается без фильтрации, вы можете нажать эту кнопку, чтобы применить последний использованный фильтр, если таковой имеется.

При вводе текста в поле поиска первое совпадающее значение выделяется в режиме реального времени по мере ввода каждого символа. Эту функцию можно использовать для быстрого поиска записи с совпадающим значением.

Переход к определенной записи

Если вы знаете, какую запись нужно найти, можно перейти к определенной записи в Access. Поле Перейти позволяет выбрать определенную запись из раскрывающегося списка и обычно добавляется в формы.

Чтобы перейти к определенной записи, щелкните стрелку справа от поля Перейти и выберите запись из раскрывающегося списка.

Примечание: Если вы знаете первые несколько символов записи, к которой вы хотите перейти, можно ввести их в поле Перейти , чтобы быстро найти нужную запись.

В поле Перейти отображается достаточно данных, чтобы однозначно определить каждую запись. При выборе записи из списка Access отображает остальные данные этой записи в главной области формы.

Поиск конкретной записи

Вы можете искать определенную запись в таблице или форме с помощью вкладки найти диалогового окна Поиск и замена . Это эффективный выбор для поиска определенной записи, если запись, которую нужно найти, удовлетворяет определенным условиям, например условиям поиска и операторам сравнения, например «равно» или «Contains».

Примечание: Диалоговое окно Поиск и замена можно использовать только в том случае, если в таблице или форме отображаются данные. Это справедливо даже в том случае, если нет видимых записей, так как применен фильтр.

Откройте таблицу или форму, а затем выберите поле, в котором нужно выполнить поиск.

На вкладке Главная в группе Найти нажмите кнопку Найти. Также можно нажать клавиши CTRL+F.

Откроется диалоговое окно Поиск и замена с выбранной вкладкой найти .

В поле найти введите значение, которое нужно найти.

Чтобы изменить поле, в котором нужно выполнить поиск, или выполнить поиск по всей базовой таблице, выберите соответствующий параметр в списке Искать в .

Совет: В списке Совпадение представлен оператор сравнения (например, «равно» или «Contains»). Чтобы расширить область поиска, в списке совпадение выберите любую часть поля.

В списке Поиск выберите все, а затем нажмите кнопку Найти далее.

При выделении элемента, для которого выполняется поиск, нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне Поиск и замена , чтобы закрыть диалоговое окно. Выделяются записи, соответствующие условиям

Дополнительные сведения об использовании диалогового окна Поиск и замена см. в статье Использование диалогового окна Поиск и замена для изменения данных.

Фильтр для отображения ограниченного количества записей

Вы можете отфильтровать, чтобы просмотреть только те записи, которые удовлетворяют определенным условиям, и операторам сравнения. Например, чтобы быстро ограничить отображаемые записи, щелкните правой кнопкой мыши поле, значение которого нужно сопоставить, а затем выберите пункт равно, не равно, содержитили не содержится в нижней части контекстного меню. Фильтр можно включить или отключить, что позволяет легко переключаться между отфильтрованным и неотфильтрованным представлениями одних и тех же данных. В отличие от функции Поиск, фильтр ограничивает только те записи, которые выводятся на экран.

Чтобы применить фильтр, зависящий от выделенного фрагмента, откройте таблицу или форму.

Чтобы убедиться в том, что таблица или форма еще не отфильтрована, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку Дополнительнои выберите команду Очистить все фильтры, если эта команда доступна.

Перейдите к записи, содержащей значение, которое вы хотите использовать в качестве части фильтра, а затем щелкните внутри столбца (в режиме таблицы) или элемента управления (в режиме формы, отчета или макета). Чтобы отфильтровать по частично выделенному фрагменту, выделите только нужные символы.

На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Выделение и щелкните нужный фильтр.

Чтобы отфильтровать другие поля в зависимости от выделенного фрагмента, повторите шаги 3 и 4.

Создание запроса для поиска определенной записи

Методы, которые можно использовать для поиска и фильтрации записей, очень полезны при поиске определенных записей для дела. Тем не менее может потребоваться регулярно выполнять одинаковые операции поиска и фильтрации. Вместо того чтобы воссоздавать набор для поиска и выполнения фильтров каждый раз, можно создать запрос. Запрос — это мощный и гибкий способ поиска определенных записей, поскольку он позволяет выполнять пользовательские операции поиска, применять настраиваемые фильтры и сортировать записи. Вы можете создавать собственные запросы, которые помогут вам сосредоточиться на определенных записях и отвечать на определенные вопросы. Созданный запрос можно сохранить и повторно использовать, а также использовать для создания форм и отчетов.

При использовании запроса для поиска или фильтрации вы можете использовать условия отбора в зависимости от типа искомых данных. Различные типы сведений хранятся в виде данных разных типов. Например, дни рождения хранятся в виде данных даты и времени, а имена хранятся в виде текстовых данных.

Иногда не удается найти определенную запись, которую вы знаете. Это может произойти при просмотре записей в форме или запросе, не отображающем определенные записи, из-за значения определенного поля. В следующем примере показано, как использовать запрос для поиска записей.

Предположим, что вы используете базу данных, созданную с помощью шаблона «проблемы Access», чтобы отследить проблемы. В таблице «проблемы» есть поле с именем «состояние», которое указывает, является ли проблема активной, разрешенной или закрытой. Чтобы создать запрос, отображающий проблемы со статусом «закрыто», выполните указанные ниже действия.

На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните элемент проблемы, а затем нажмите кнопку Закрыть.

В конструкторе запросов дважды щелкните звездочку ( *) в таблице » вопросы «. Это помогает убедиться в том, что запрос будет отображать все поля возвращаемых записей.

В первом столбце бланка запроса появится строка поле » проблемы». Это означает, что будут возвращены все поля таблицы «проблемы».

В конструкторе запросов дважды щелкните элемент » состояние » в таблице » вопросы «.

Состояние отображается во втором столбце бланка запроса в строке поля .

Во втором столбце бланка запроса снимите флажок в строке Показать . Это помогает убедиться в том, что запрос не отображает поле состояние.

Если флажок Показать в столбце Состояние не снят, поле состояние будет отображаться дважды в результатах запроса.

Во втором столбце бланка в строке Условие отбора введите = «закрыто». Это критерий поиска. Так вы убедитесь, что запрос возвращает только те записи, для которых значение Status равно «закрыто».

Примечание: В этом примере используется только одно условие поиска. Вы можете использовать несколько условий поиска, добавляя условия к дополнительным полям, а также используя строку » или «, а также дополнительные строки ниже или.

Запрос готов к запуску и выглядит примерно так:

На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

Примечание: Если вы уже не начали отслеживать проблемы и, следовательно, содержат данные в таблице «проблемы» — и вы установили по крайней мере одну проблему «закрыто», запрос не возвратит никаких результатов. Однако вы можете сохранить запрос и использовать его в любое время в будущем.

Нажмите сочетание клавиш CTRL+S, чтобы сохранить запрос.

В диалоговом окне Сохранить как введите имя запроса в поле имя запроса , например закрытые проблемы, а затем нажмите кнопку ОК.

Теперь у вас есть запрос, в котором отображаются проблемы со статусом «закрыто».

Дополнительные сведения о том, как создавать запросы для поиска записей, см. в статье Создание простого запросана выборку.

Дополнительные сведения об условиях поиска и фильтрации см. в статье примеры условий запроса.

Сортировка и фильтрация записей в Access

Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация — это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.

Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.

О сортировке и фильтрации

По сути, сортировка и фильтрация — это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок . Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.

Сортировка записей

Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок , с похожими данными, сгруппированными вместе . В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам . Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:

  • Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
  • Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
  • Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.

Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания . Восходящий означает идти вверх , так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.

В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.

Для сортировки записей:

  1. Выберите поле в ячейке, которую вы хотите сортировать. В этом примере мы сортируем по фамилиям клиентов.
  2. Перейдите на вкладку « Главная » на ленте и найдите группу « Сортировка и фильтр ».
  3. Отсоедините поле, выбрав команду « Восходящий» или « Убывание» .
    • Выберите «Восходящий» для сортировки текста от A до Z или для сортировки чисел от наименьшего до самого большого. Мы выберем это в нашем примере, потому что мы хотим, чтобы последние имена были в порядке A-to-Z.
    • Выберите «Спуск», чтобы отсортировать текст от Z до A или отсортировать номера от самых больших до самых маленьких.
  4. Теперь таблица будет отсортирована по выбранному полю.
  5. Чтобы сохранить новый вид, нажмите кнопку « Сохранить» на панели быстрого доступа.

После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».

Фильтрация записей

Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть . Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.

Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.

В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.

Чтобы создать простой фильтр:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы будем фильтровать по городу, потому что мы хотим увидеть список клиентов, которые живут в определенном городе.
  2. Появится раскрывающееся меню с контрольным списком. В отфильтрованные результаты будут включены только проверенные элементы. Используйте следующие параметры, чтобы определить, какие элементы будут включены в ваш фильтр:
    • Выберите и снимите флажки по одному, установив флажки. Здесь мы отменим выбор всех параметров, кроме Cary .
    • Нажмите «Выбрать все», чтобы включить каждый элемент в фильтр. При нажатии кнопки «Выбрать все» второй раз снимите все элементы.
    • Нажмите «Пусто», чтобы настроить фильтр для поиска только записей без данных в выбранном поле.
  3. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен. В таблице наших клиентов теперь отображаются только клиенты, которые живут в Кэри.

Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.

Создание фильтра из выделения

Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные , которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад , вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.

Чтобы создать фильтр из выделения:

  1. Выберите ячейку или данные, с которыми вы хотите создать фильтр. Мы хотим увидеть список всех продуктов, содержащих слово « шоколад» в их именах, поэтому в поле «Название продукта» мы выберем слово «шоколад».
  2. Выберите вкладку « Главная » на ленте и найдите группу «Сортировка и фильтр».
  3. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Выбор».
  4. Выберите тип фильтра, который вы хотите настроить:
    • Содержит только записи с ячейками, которые содержат выбранные данные. Мы выберем это, потому что хотим видеть записи, содержащие слово « шоколад» в любом месте названия.
    • Не содержит все записи, кроме тех, которые содержат ячейки, содержащие выбранные данные.
    • Ends With включает только записи, данные которых для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
    • Не заканчивается. Включает все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
  5. Фильтр будет применен. В нашей таблице теперь отображаются только продукты со словом шоколад в их именах.

Создание фильтра из поискового запроса

Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.

Фильтрация текста по поисковому запросу

При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров , которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит , Не содержит , Ends С , и не заканчивается . Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:

  • Равные значения , которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
  • Не равен , что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
  • Начинается с , который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
  • Не начинается с , включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса

Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице заказов, чтобы отображать только те, которые содержат заметки с определенной информацией, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Примечания» .
  2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Text Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр должен соответствовать введенному вами термину. В этом примере мы хотим просмотреть только записи, чьи заметки указывают, что заказ был размещен для стороны. Мы выберем Contains, чтобы мы могли искать записи, содержащие слово party.
  3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите слово, которое вы хотите использовать в своем фильтре.
  4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Фильтрация чисел с поисковым термином

Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно , вы можете выбрать:

  • Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
  • Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
  • Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон

Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице пунктов меню по цене, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Цена» .
  2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Number Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр будет соответствовать вашему поисковому запросу. В этом примере мы хотим создать фильтр, который покажет нам только недорогие предметы. Мы хотим видеть предметы под определенной ценой, поэтому мы выберем Less Than .
  3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите число или цифры, которые вы хотите использовать в своем фильтре. Мы напечатаем 5, чтобы фильтр показывал нам только пункты меню, стоимость которых не превышает 5 долларов.
  4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.

Читать еще:  Access условное форматирование
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector