Bazaprogram.ru

Новости из мира ПК
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Лекции по базам данных access

Лекция №10. Тема: Система управления базами данных Microsoft Access

Тема: Система управления базами данных Microsoft Access

Цель: познакомить с основными понятиями баз данных и получить общие сведения о СУБД Microsoft Access.

Ключевые понятия:данные, база данных, СУБД, структура базы данных, древовидная, сетевая, табличная или реляционная структуры БД, записи, поля, таблицы, формы, отчёты, запросы, макросы, модули, конструкторы, конструкторские объекты, поля, кнопки, диаграммы, рамки.

Термин «база данных» появился в 60-х годах ХХ века. База данных ( БД ) – это любая совокупность связанной информации, объединённой вместе по определённому признаку. Например, в качестве базы данных можно рассматривать расписание движения поездов или книгу регистрации данных о заказах покупателей и выполнении заказов.

Компьютерная база данных это реализованная с помощью компьютера информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения. Информационной моделью (или структурой данных) называют совокупность взаимосвязанных данных.

Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации. Ручные или бумажные БД имеют существенный недостаток – их очень трудно модифицировать. Компьютерные БД позволяют устранить многие проблемы, свойственные ручным (бумажным) БД, обладают большой компактностью.

При этом в качестве базы данных рассматриваются только набор данных, организованных определённым образом. Для того, чтобы создать свою собственную базу данных, надо прежде всего решить, из каких элементов она будет состоять (например: фамилия, имя, национальность, год рождения, адрес и т. д.) Из этих элементов можно составить записи, т. е. объединить их. Объединяя элементы в запись, мы устанавливаем между ними определённую связь. Наличие таких связей и определяет структуру базы данных.

Базы данных, соответственно типам информационных структур, делят на три класса:

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнения содержимым, редактирования содержимого и отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных: dBase, Paradox, FoxPro, Clipper,Oracle и т. д. Несмотря на то, что они могут по – разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такой системы мы выбрали СУБД Microsoft Access.

Реляционная база данных.База данных, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных. В основе реляционной модели базы данных лежит понятие отношения (relation). Концепция реляционной модели предложена Е. Ф. Коддом в 1970 г. Основным объектом этой базы являются взаимосвязанные двумерные таблицы. Таблица понятна, обозрима и привычна для человека. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в компьютерных базах данных называются записями и полями, соответственно. Изменив состав полей базовой таблицы, мы изменяем структуру базы данных и. соответственно, получаем новую базу данных.

Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственная запись.

Связи между таблицами базы данных дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной базе данных связи характеризуются отношениями типа один-к-одному (1:1) или один-ко-многим (1:¥).Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом связи. Ключом связи всегда является уникальный ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом.

Схема данных. В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связной целостности в базе данных.

Поскольку СУБД Access является одним из приложений Windows, входящих в интегрированную систему Office, интерфейс окна программы и его основные компоненты – меню, панели инструментов, справочная система, а также приемы работы с клавиатурой и мышью используются в работе аналогично другим приложениям (Word, Excel).

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных в ячейках, принадлежащих полю;

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных;

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных);

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. По этому полю так же проверяются значения записей на наличие повторов.

Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

Поле Мемо – специальный тип для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Физически в поле хранится указатель на другое место базы данных, в котором хранится непосредственно текст, но для пользователя такое разделение незаметно;

Числовой – тип данных для хранения действительных чисел;

дата/время – тип данных для хранения календарной даты и текущего времени;

денежный – тип данных для хранения денежных сумм;

счетчик – специальный тип данных для хранения уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием;

логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, да или нет);

поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например, мультимедийных;

гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL WEB-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

Перед созданием базы данных должна быть определена логическая структура базы – состав таблиц, их структура и межтабличные связи.

Объектами базы данных помимо таблиц являются также запросы, формы, отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу пользователя с массивами данных.

Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в требуемом виде. С помощью Мастера можно создать форму, поместив в неё поля исходной таблицы, расположенные в соответствии с одним из заранее созданных шаблонов. С помощью конструктора форм можно создавать формы любой степени сложности.

Запрос является средством извлечения информации из базы данных, причём данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных. В Microsoft Access для формирования запросов используется способ, получивший название запроса по образцу. Используя это средство, на основании визуальной информации можно извлечь нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет формируется для создания бумажного документа, т.е. для распечатки данных.

Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определённое действие, например, открывает форму или печатает отчёт.

Для реализации практических задач пользователя разработчику приходится использовать средства программирования: язык макрокоманд и язык Visual Basic for Applications (VBA). Макросыи модули, созданные программистом, оперируют запросами, формами и отчетами и объединяют разрозненные действия в единую задачу пользователя.

В окне базы данных Access наряду со списком объектов представлены ярлыки для быстрого запуска Мастеров или Конструкторов создания нового объекта.

Мастера Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным.

Размещение базы данных. Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access – формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты – могут размещаться на диске в одном файле базы данных формата .mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов базы данных. Приложение базы данных которая создается программой VBA, может быть скомпилирована и сохранено в файле приложения формата .mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. После компиляции объекты базы данных не могут быть изменены.

Читать еще:  Построение диаграмм powerpoint

При работе с базой данных коллективного пользования в сети с файловым сервером Access предоставляет возможность записать в отдельный файл от базы данных на сервере те объекты, которые составляют приложение пользователя. Этот файл размещается на всех компьютерах пользователей, работающих с общей базой данных. Приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя.

В Access включены средства разработки проекта – приложения, обеспечивающего работу с базой данных, размещенной на SQL – сервере. Проект размещается в файле .adp на компьютере пользователя. При создании проекта пользователь может создать базу данных на SQL – сервере или использовать уже существующую.

Контрольные вопросы

1. Что такое данные, база данных, структура базы данных?

2. Какие структуры данных вам известны?

3. Перечислите функциональные возможности СУБД.

11. Из каких компонентов состоит Microsoft Access?

12. Дать краткое объяснение каждого компонента.

Лекция по информатике » MS Access»

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Понятие базы данных

Хранение информации — одна из важнейших функций компью­тера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных — это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.

Структура базы данных
Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересече­нием строк и столбцов. В базах данных столбцы называются поля­ми, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Для того чтобы легко усвоить понятие структуры базы данных, надо представить себе пустую базу, в которой пока еще нет никаких данных. Несмотря на то что данных в базе нет, информация в ней все таки есть. Это структура базы, то есть набор полей. Они определяют, что будет записано в эту базу и в каком виде.

Простейшие базы данных
Простейшие базы можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форма­тирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различа­лось. Простейшие базы можно создавать даже в текстовом редакторе Блокнот, то есть обычный текстовый файл при опреде­ленном форматировании тоже может считаться базой данных.
Существует, по крайней мере, два формата текстовых баз данных:

с заданным разделителем;

с фиксированной длиной поля.

Несмотря на «примитивность» таких текстовых баз данных, мощные системы управления базами данных позволяют импортировать подобные файлы и преобразовывать их в «настоящие» базы данных. Поэтому если в организации пока нет системы управления базами данных, данные можно хранить в текстовом файле, а потом, когда такая система появится, данные не пропадут и будут успешно импортированы.

Свойства полей. Типы полей
Поля — это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы дан­ных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.
Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммиро­вать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно, даже если номера телефонов записаны цифрами. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.
Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что то же самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Мы знаем, что символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что длина поля измеряется в байтах.
Очевидным уникальным свойством любого поля является его Имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем, поскольку компьютер запутается в их содержимом. Но кроме имени у поля есть еще свойство Подпись. Подпись — это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Ее не надо путать с именем поля, хотя если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Это не помешает работе компьютера, поскольку поля при этом по-прежнему сохраняют разные имена. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

Основное свойство текстового поля — размер.

Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В послед­нем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

Поля для ввода дат или времени имеют тип Дата/время. Для ввода логических данных, имеющих только два значения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь и т. п.), служит специальный тип — Логическое поле. Нетрудно догадаться, что длина такого поля всегда равна 1 байту, поскольку этого более чем доста­точно, чтобы выразить логическое значение.

Особый тип поля — Денежный. Из названия ясно, какие данные в нем хранят. Денежные суммы можно хранить и в числовом иоле, но в денежном формате с ними удобнее работать. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными едини­цами, различает рубли и копейки, фунты и пенсы, доллары и центы, в общем, обращается с ними элегантнее.

В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта OLE.

У текстового поля есть недостаток, связанный с тем, что оно имеет ограниченный размер (не более 256 символов). Если нужно вставить в поле длинный текст, для этого служит поле типа MEMO. В нем можно хранить до 65 535 символов. Осо­бенность поля MEMO состоит в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.

Очень интересно поле Счетчик. На первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращи­вания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей.

Связанные таблицы

Примеры, которые мы привели выше, можно считать простей­шими базами данных, но на самом деле это не совсем базы, а только таблицы. Если бы информация хранилась в таких простых структурах, то для работы с ней можно было бы обойтись без специальных систем управления базами данных. На практике при­ходится иметь дело с более сложными структурами, которые обра­зованы из многих связанных таблиц.
Базы данных, имеющие связанные таблицы, называют также реля­ционными базами данных .
Рассмотрим пример работы малого предприятия, занимающегося прокатом компакт-дисков с компьютерными играми. Для того чтобы знать, кто какой диск взял, когда должен возвратить и сколько дисков каждого наименования осталось на складе, пред­приятию необходима база данных. Но если все сведения о поку­пателях и о дисках хранить в одной таблице, то таблица станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда гражданин Новиков В. П. будет брать очередной диск, придется вписывать его домашний адрес, телефон и паспорт­ные данные. Так никто не работает. Это долго, трудно и чревато многочисленными ошибками.
Гораздо удобнее сделать несколько таблиц. В одной хранить све­дения о клиентах со всеми их паспортными данными, в другой — сведения о выданных дисках, чтобы в любой момент узнать, что выдано клиенту и когда наступает срок возврата, а в третьей табли­це — остаток дисков на складе, чтобы вовремя пополнять запасы. После этого отдельные поля таблиц связывают. Если из таблицы Прокат известно, что клиент НВП взял диск D001, то система управления базой данных мгновенно найдет в таблице Клиенты все паспортные данные этого человека, а в таблице Склад все данные об этом диске.
Разделение базы на связанные таблицы не только удобно, но иногда и необходимо. Например, для увеличения числа заказов менеджер фирмы, занимающейся прокатом компакт-дисков, решил поставить в общем зале компьютер, на котором каждый клиент может про­смотреть список имеющихся дисков с иллюстрациями из игр. Если база состоит только из одной таблицы, то вместе с информацией о дисках случайный посетитель получит доступ к информации о других клиентах фирмы. Вряд ли это понравится заказчикам. Такой мене­джер не только не приобретет новых клиентов, но и растеряет тех, которых имел.
Если данные в разных записях начинают повторяться, это может говорить о том, что база имеет плохую структуру. Надо подумать о том, нельзя ли разбить таблицу на группу связанных таблиц
Если заданы связи между таблицами, то работать с разными таблицами можно, как с одной цельной базой данных

Читать еще:  Область навигации access

Поля уникальные и ключевые
Создание базы данных всегда начинается с разработки структуры ее таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы раз­рабатывают отдельно.
Для того чтобы связи между таблицами работали надежно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля.
Уникальное поле — это поле, значения в котором не могут повто­ряться.
Если из таблицы Прокат известно, что клиент Новиков просрочил возврат взятого диска, то он должен уплатить штраф. Но в таблице Клиенты фирмы может быть несколько разных Новиковых, и компьютер не разберется, кто же из них должен платить штраф. Это означает, что поле Фамилия не является уникальным и потому его нельзя использовать для связи между таблицами. Поле номера телефона — более удачный кандидат на звание уни­кального поля, но, как вы понимаете, и одним телефоном могут пользоваться несколько разных людей.
Если ни одно поле таблицы не приемлемо в качестве уникального, его можно создать искусственно. В нашем примере в таблице Кли­енты фирмы создано поле Шифр, которое образовано первыми тремя буквами фамилии и последними двумя цифрами номера телефона. Его и использовали для связи между таблицами.
Скорее всего, поле Шифр окажется уникальным, и проблем со связями между таблицами не возникнет, но было бы неплохо, если бы компьютер мог просигнализировать в том случае, если вдруг записи в этом поле повторятся. Для этого существует поня­тие ключевое поле. При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле — очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом.
Если при создании таблицы автор не задал ключевое поле, система управления базой данных вежливо напомнит о том, что поле первичного ключа таблице не помешает.
В качестве первичного ключа в таблицах часто используют поле, имеющее тип Счетчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически.
Структура связей между таблицами называется схемой данных.

База данных – это…

набор данных, собранных на одной дискете;

данные, предназначенные для работы программы;

Работа с СУБД MS Access

Цель лекции: Ознакомиться Microsoft Access. Microsoft Access является реляционной базой данных. Дать основные понятия по объектам базы данных . Рассмотреть основные принципы работы Microsoft Access.

Объекты Microsoft Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД , как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица. Объект , который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос. Объект , который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE ( запрос по образцу) или инструкции SQL ( структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект , предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA .

4. Отчет. Объект , предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект , представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос , который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA .

6. Модуль. Объект , содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы — служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет ).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 6.1.

Лекции по Access

Введение в базы данных. Основные понятия БД

В настоящее время жизнь человека настолько сильно насыщена различного рода информацией, что для ее обработки требуется создание огромного количества хранилищ и банков данных различного назначения. Сейчас практически любая задача связана с манипулированием информацией и данными. По этой причине в последние годы появилось множество различных компьютерных систем, называемых системами управления базами данных, которые предилзначены именно для этих целей.

Термины база данных (БД) и система управления базами данных (СУБД) чаще всего употребляются в компьютерной тематике. Понятие БД можно применить к любой информации, в которой имеются связанные по определенному признаку элементы, хранимой и организованной особым образом как правило, в виде таблиц. По сути, БД — это некоторое подобие электронной картотеки, электронного хранилища данных, которое хранится в компьютере в виде одного или нескольких файлов. При этом возникает необходимость в выполнения ряда операций с БД, в частности:

  • добавление новой информации в существующие файлы БД;
  • добавление новых пустых файлов в БД;
  • изменение (модификация) информации в существующих файлах БД;
  • поиск информации в БД;
  • удаление информации из существующих файлов БД;
  • удаление файлов из БД.

В качестве примера рассмотрим небольшую БД, в которой хранится информация о стипендии студентов.

Данные о студентах записываются в таблицу, имеющую строгую структуру данных. Информация внутри таблицы состоит из полей, каждое из которых имеет собственное имя.

Каждую строку таблицы нужно рассматривать как запись, при этом информация в ней заносится в соответствующие поля. В то же время все записи состоят из одинаковых полей, а характер информации для одного поля во всех записях одинаковый, но разные поля имеют разный характер хранимых данных.

Основным назначением БД в первую очередь является быстрый поиск содержащейся в ней информации. При значительном размере БД ручной поиск, а также модификация содержащейся информации занимает значительное время. Использование компьютера для обработки БД устраняет перечисленные выше проблемы при поиске и выборке информации. В этом случае ее модификация осуществляется достаточно быстро и эффективно, а сама БД состоящая из тысяч записей, может легко уместиться на дискете.

Обработка информации с помощью СУБД

Существует большое количество программ, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования имеющимися данными — такие программы и получили название СУБД. Основная особенность СУБД — это наличие средств для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры.

К функциям СУБД относят следующие:

Хранение данных, непосредственно входящих в БД и служебной информации, обеспечиваюшей работу СУБД;

Управление данными в памяти компьютера — функция, связанная в первую очередь с тем, что СУБД работают с БД большого размера. В целях ускорения работы СУБД используется буферизация данных в оперативной памяти компьютера. При этом пользователь СУБД использует только необходимую для его конкретной задачи часть БД, а при необходимости получаст новую «порцию» данных;

Читать еще:  Access монопольный доступ

Управление транзакциями — функция СУБД, которая производит ряд операций над БД как над единым целым;

Поддержка языка SQL- для работы с БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных, в СУБД обычно поддерживается единый язык, содержащий все необходимые средства — от создания БД до обеспечения пользовательского интерфейса при работе с данными. Наиболее распространенным в настоящее время языком СУБД является язык SQL (Structured Query Language).

Реляционная модель БД

Практически все современные СУБД используют реляционные модели данных.

Реляционную модель можно представить как особый метод рассмотрения данных, который включает как собственно данные (в виде таблиц), так и способы работы и манипуляции с ними (в виде связей). Другими ставами, в реляционной БД используется несколько таблиц, между которыми устанавливаются связи. Таким образом, информация, введенная в одну таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями из другой таблицы.

Между записями двух таблиц (например, таблиц А и В) могут существовать следующие основные виды связей:

  • «один к одному» (каждой записи из А соответствует одна определенная запись из В, например, работник получает зарплату, и только одну):
  • «один ко многим» (каждой записи из А соответствует несколько записей из В, например, в доме проживает много жильцов);
  • «многие к одному» (множеству записей из А соответствует одна определенная запись из В, например, несколько студентов учатся в одной группе);
  • «многие ко многим» (множеству записей из А соответствует множество записей из В, например, у нескольких студентов занятия ведут разные преподаватели).

Важным понятием в теории реляционных БД является нормализация, принципы которой можно сформулировать в виде следующих основных правил, используемых при разработке структуры БД:

  1. В каждом поле таблицы должен находиться уникальный вид информации, т.е. в одной и той же таблице не должны находиться повторяющиеся поля.
  2. В каждой таблице должен быть первичный ключ или уникальный идентификатор, который однозначно определяет данную запись среди множества записей таблицы.
  3. Каждому значению первичного ключа должна соответствовать исчерпывающая информация об объекте таблицы (в частности объектом таблицы может быть студент, полная информация о котором представлена в таблице БД «Стипендия»).

3. Изменение значения любого поля таблицы, не входящего в состав первичного ключа, не должно влиять на информацию в других ее полях.

Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД может быть представлена в практически любом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т.д.

Среди средств, которые предлагает СУБД Access, нельзя не отметить возможность динамического обмена данными между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющая использовать разработчику в своем программном продукте не только те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word).

Весьма удобной возможностью является тот факт, что пользователь при обработке данных может работать не только с БД обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других СУБД имеющие совершенно другой формат представления, в частности формат FoxPro, Paradox и т. д.

При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который можно назвать стандартным языком БД. С его помощью можно выполнять самую ращнообразную обработку данных в частности создавать выборки требуемой структуры, вносить необходимые изменения в имеющиеся БД преобразовывать или удалять таблицы, формировать данные для отчетов и многое другое.

Важным преимуществом СУБД Access является то, что с ее помощью можно разрабатывать системы, которые обрабатывают БД как на отдельном компьютере, так и в локальной сети предприятия или в Internet, используя режим обработки данных «клиент сервер».

СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых может включать один или несколько объектов. Среди основных составляющих БД с точки зрения Access можно выделить следующие объекты:

Таблицы — представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Запросы — являются объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц. Как правило, при создании запросов используется язык SQL. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на основании одной или нескольких имеющихся в БД.

Формы — представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране. Кроме этого, формы применяются для управления разработанным приложением, например, для выполнения какого-либо действия при возникновении определенногособытия.

Отчеты — являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и вывода этих итогов в определенном формате на печать.

Страницы — представляют собой объекты, которые обеспечивают доступ к информации имеющейся в БД из сети Internet посредством броузера Internet Explorer.

Макросы — являются объектами, предназначенными для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы, обрабатывать формы и т. д

Модули — представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур, написанных на языхе Visual Basic в системе разработки приложений Visual Basic for Applications. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недоступны разработчику в случае использования макросов

Работа с БД и таблицами.

После того как приложение Access запущено, на экране появятся диалоговое окно начала работы с данной СУБД (рис.1). С его помощью можно создать новую БД (Новая база данных) или открыть уже имеющуюся, которая недавно использовалась (Открыть базу данных).

При выборе команды Новая база данных на экране будет отображено диалоговое окно создания новой БД. в котором необходимо в поле Имя файла указать имя создаваемой БД.

После указания имени БД следует нажать кнопку Создать, после чего на экране появится окно созданной БД (рис.2). Чтобы с его помощью создать новый объект или изменить уже существующий, например, таблицу, следует нажать кнопку Таблицы в списке Объекты После этого в правой части окна будут отображены все возможные режимы создания выбранного объекта (в данном случае таблицы), а также список всех имеющихся в этой БД таблиц Кроме этого, в верхней части окна имеется несколько кнопок для работы с выбранным объектом.

Чтобы создать в БД новую таблицу, необходимо в окне открытой БД выбрать кнопку Таблицы и воспользоваться кнопкой Создать. После этого отобразится диалоговое окно Новая таблица, в котором необходимо выбрать один из предлагаемых режимов создания:

  • Режим таблицы. Позволяет вводить данные непосредственно в таблицу (удобно использовать для редактирования имеющейся таблицы).
  • Мастер таблиц. Позволяет создать новую таблицу, используя имеющиеся шаблоны таблиц. При этом в создаваемую таблицу можно добавлять поля из разных шаблонов.
  • Конструктор. Предоставляет возможность перед вводом данных определить структуру новой таблицы, т. е. какие именно поля будут в ней использоваться
  • Импорт таблиц. Применяется для создания новой таблицы БД на основания какого-либо файла данных, имеющегося на диске, причем, возможно, даже в другом формате (не Access).

Режим таблицы. В случае выбора данного режима будет отображено окно с новой таблицей, имеющей стандартное имя Таблица1 (рис.3). Названия столбцов также имеют стандартные названия: Поле1, Поле3 и т. д. Этот режим, как правило, используется для ввода и редактирования данных в имеющейся таблице.

Чтобы изменить название столбца в таблице, следует выделить требуемый столбец, выполнив щелчок левой кнопкой мыши на его области выделения, и выбрать команду Переименовать столбец в меню Формат (или в контекстном меню для данного столбца). После этого в области выделения столбца можно задать для него новое имя.

Чтобы добавить в таблицу новый столбец, необходимо вначале выделить тот столбец, перед которым необходимо осуществить вставку, после чего выполнить команду Столбец меню вставка (или в контекстном меню для данного столбца выбрать Добавить столбец).

Для удаления столбца следует вначале его выделить, после этого в меню Правка или в контекстном меню выполнить команду Удалить столбец.

При необходимости изменения порядка следования столбцов в таблице можно выполнить перетаскивание какого-либо столбца в другое место таблицы. Для этого следует вначале выделить столбец или группу столбцов, которые необходимо переместить, после этого установить курсор на выделенном заголовке и перетащить столбцы на новое место в таблице, удерживая нажатой кнопку мыши.

Мастер таблиц. Данный режим преимущественно используется при созтдании новых таблиц на основании имеющихся в Ac

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector