Bazaprogram.ru

Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создать запрос в ms access

Как создавать запросы в Access: пошаговая инструкция и рекомендации

Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.

Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.

Создание запросов в Microsoft Access

Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.

Существует два способа выполнить данную процедуру:

  • Конструктор запросов.
  • Мастер запросов.

Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.

Легкий путь для новичков

Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.

В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:

  • Простой.
  • Перекрестный.
  • Записи без подчиненных.
  • Повторяющиеся записи.

Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.

Простой запрос

Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.

Перекрестный запрос

Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать перекрестный запрос в Access с помощью «Мастера» в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.

На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.

Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).

На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.

Повторяющиеся записи

Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса – выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:

Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.

Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке «Новый запрос» выбрать строку «Поиск повторяющихся записей». Далее нужно следовать указаниям Мастера.

Записи без подчиненных

Это последний тип запросов, доступный в режиме «Мастер – Записи без подчиненных».

В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.

Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.

Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.

Функции запросов в MS Access

Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:

  • Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
  • Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
  • Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).

Запрос на выборку

Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.

Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.

Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.

В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.

После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.

Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку «Выполнить».

Запрос с параметрами

Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.

Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.

Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой — внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.

Расширенный перекрестный запрос

Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме «Конструктора» можно создавать подобный запрос.

Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» — «Перекрестный».

Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, – пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.

Перекрестные запросы – это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.

Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.

Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам – «возрастание и убывание».

Краткие рекомендации

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».

Создание простого запроса

Создание простого запроса

К данным таблиц можно обратиться, затем извлечь их, выполнить какие-либо вычисления – все это осуществляется с помощью запроса на выборку. Та ким способом также можно получить любую информацию о данных, выполнить фильтрацию данных, внести данные в форму или отчет, осуществить автоматизацию управления данными.

В Microsoft Access 2007 существует четыре пути создания запросов:

• с помощью мастера запросов;

• с использованием конструктора запросов;

• в режиме SQL-редактора;

• на основе существующего фильтра.

Далее подробно будет разобран каждый из способов создания запросов.

Создание с помощью мастера

Сейчас вы узнаете, как создать простой запрос в Access 2007 с помощью мастера запросов. Для этого следует выполнить следующее.

1. Откройте желаемую базу данных.

2. Перейдите на вкладку Создание (рис. 5.1).

Читать еще:  Типы запросов в access

Рис. 5.1. Вкладка Создание

3. На вкладке приведены группы Таблицы , Формы , Отчеты , Другие . Нажмите кнопку Мастер запросов в группе Другие . Откроется первое окно мастера запросов (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Первое окно мастера запросов – создаем новый запрос

4. В появившемся окне предложено четыре варианта создания запросов. Выберите вариант Простой запрос и нажмите кнопку ОК . Откроется следующее окно мастера запросов (рис. 5.3).

Рис. 5.3. В следующем окне мастера следует указать таблицу для запроса

5. Для создания запроса в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите необходимую таблицу.

148

6. Выбрав таблицу, укажите также нужные поля из списка Доступные поля . Переместите их в список Выбранные поля нажатием кнопки

Рис. 5.4. Выбранные поля таблицы

7. После переноса полей в правый список нажмите кнопку Далее , на экране появится окно мастера запросов (рис. 5.5).

Рис. 5.5. В этом окне мастера задается имя запроса

8. Вы можете указать название вашего нового запроса в поле Задайте имя запроса . Можете также посмотреть результаты выполнения запроса, установив переключатель в положение Открыть запрос для просмотра данных . После выполнения указанных действий переходите к следующему шагу, нажав кнопку Готово .

9. Мастер запросов завершит свою работу. При этом создастся и сохранится запрос в текущей базе данных. Вы сможете увидеть название вашего нового запроса в области переходов, а выбранные данные – в таблице главного окна (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Таблица с выбранными по запросу данными

Как видите, создание простого запроса с помощью мастера отнимает менее минуты времени и не вызывает никаких сложностей. Ниже вы познакомитесь с созданием отчета с помощью еще одного инструмента – конструктора запросов.

Создание запроса в конструкторе

Создание нового запроса с помощью конструктора запросов несколько сложнее, но в данном случае вы получите гораздо больше возможностей. При использовании конструктора запросов вы можете не только создавать новые запросы, но также изменять уже имеющиеся запросы в базе данных. Если вы запустите конструктор, то увидите инструменты, с помощью которых вы можете создать и изменить запрос. В появившемся окне находятся таблица запроса, бланк запроса (таблица, ячейки которой используются для определения структуры и свойств запроса).

Для создания запроса с использованием конструктора выполните следующее.

1. Откройте желаемую базу данных.

2. Теперь перейдите на вкладку Создание (см. рис. 5.1).

3. На вкладке приведены группы Таблицы , Формы , Отчеты , Другие . Нажмите кнопку Конструктор запросов в группе Другие . Откроется окно Добавление таблицы (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Окно Добавление таблицы

4. В появившемся окне есть три вкладки: Таблицы , Запросы , Таблицы и запросы . На вкладке Таблицы выберите необходимую таблицу и нажмите кнопку Добавить . Затем нажмите кнопку Закрыть , после чего на экране появится пустой бланк запроса на основании выбранной таблицы (рис. 5.8).

Рис. 5.8. Бланк запроса в конструкторе запросов

5. В нижней части окна в открывающемся списке Поле выберите необходимое поле таблицы (рис. 5.9).

Рис. 5.9. Выбор поля таблицы

6. В поле Вывод на экран снимите флажок, чтобы данное поле не выводилось на экран.

7. Выберите следующий раскрывающийся список Поле и укажите другое поле для формирования запроса.

8. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранить . Появится окно, в котором вы сможете ввести имя нового запроса (рис. 5.10).

Рис. 5.10. Окно Ввод имени запроса

9. Нажмите кнопку ОК . Для просмотра запроса нажмите кнопку Выполнить на вкладке Конструктор . Вы увидите следующее (рис. 5.11).

Рис. 5.11. Результат запроса

В окне представлен результат выполнения запроса – поле Адрес из таблицы Клиенты . Поле Телефон на экране не выводится, так как вы сняли флажок Вывод на экран . Создание запроса с помощью конструктора занимает больше времени, но предоставляет значительно больше возможностей.

Создание запроса из фильтра

Фильтр является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Как и в запросах на выборку, фильтры извлекают подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Между фильтрами и запросами на выборку существуют некоторая связь, то есть запрос можно сохранить в виде фильтра, а фильтр использовать для создания нового запроса.

Попробуем разобраться с созданием запроса на основе фильтра.

1. Откройте нужную базу данных. В области переходов щелкните кнопкой мыши на нужной таблице.

2. Перейдите на вкладку Главная .

3. В группе элементов Сортировка и фильтр нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра , чтобы открыть список доступных пунктов. Выберите пункт Расширенный фильтр . Измените существующий или создайте новый фильтр.

4. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Применить фильтр .

5. Вы можете изменить условия фильтра, если вас не устраивают записи таблицы. После выполнения процедуры вы можете сохранить фильтр в виде запроса, возвратившись в окно Конструктора фильтра . Перейдите на вкладку Главная . Нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра , расположенную в группе Сортировка и фильтр . В открывшемся меню выберите команду Сохранить как запрос . На экране появится окно, в котором вы можете ввести имя нового запроса (рис. 5.12).

Рис. 5.12. Окно Сохранение в виде запроса

6. Введите имя запроса в поле Имя запроса и нажмите кнопку ОК . В результате вы получите запрос к базе данных. Как видите, создание запросов в Microsoft Access 2007 проходит довольно быстро и не вызывает сложностей. Но это еще не все: созданные запросы можно модифицировать, о чем и будет рассказано в следующем разделе.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Запросы в access

Запросы в access – объекты базы данных, извлекающие из таблиц или других запросов информацию согласно заданным условиям. Это виртуальные таблицы (существующие в оперативной памяти компьютера.

На диске хранится лишь структура самого запроса, формулы и условия, по которым будут выбираться данные), не являющиеся хранилищем информации, но через большинство запросов можно менять информацию, применять вычисляемые поля (значения которых также не хранятся на жёстком диске).

Можно легко обнаружить, является ли запрос обновляемым: при отображении результатов запроса в конце записей должна быть пустая строка, которая помечена значком звездочки (*) в области выделения записи слева. Тогда в эту строку можно вводить данные, которые создадут новую запись. Если такая строка отсутствует, добавлять записи в запрос и изменять значения полей запроса нельзя.

При разработке форм и отчётов желательно выбирать для них базовой основой запросы, а не таблицы. При необходимости базовый запрос легко модифицировать (задать новые условия, применить выражения и функции, создать вычисляемые поля и т. д.).

Основные отличия запросов от расширенного фильтра:

— используя реляционные связи, можно применять запрос к нескольким таблицам (запросам);

— на экран можно выводить только необходимые поля;

— в запросе можно переставлять поля в любом порядке;

— команды фильтра сохраняются временно, запрос хранится постоянно как объект базы данных;

— применение фильтра и сортировки возможно только в открытой таблице, запросе и форме, а запрос работает с таблицами и запросами, которые не надо открывать;

— в запросе можно выводить на экран только необходимые (по количеству или процентному соотношению) записи (например, для лучшей десятки продаж можно отсортировать сумму продаж по возрастанию, а в свойствах запроса «Набор значений» (в режиме конструктора) ввести число 10;

— фильтры не могут создавать вычисляемые поля.

Обилие всяких кнопочек и настроек может постоянно сбивать вас с толку. Также может появиться страх при первом открытии программы.

Самым распространённым является запрос на выборку.

В строке условия отбора значение даты вводится, окруженное знаками #. Например, Between #01.01.2010# And #31.12.2010# — будут отобраны записи в диапазоне с 1 января по 31 декабря 2010 года.

В готовом запросе, который выводится в виде таблицы, можно применить временный фильтр для сужения критериев поиска.

При сортировке нескольких полей порядок сортировки идёт слева направо.

Если запрос очень сложный, можно разбить его на несколько составных (т. е. запрос делает запрос к запросу).

При операциях с числами программа использует математические знаки, например «+». Но при соединении текстовых полей знак «+» заменяется знаком «&» (амперсанд). Этот знак выполняет операцию конкатенации, т. е. соединяет между собой строки и подстроки, например, ФИО: [Фамилия] & » » & [Имя] & » » & [Отчество] (в кавычках заключена константа «пробел»).

Добавляются поля в запрос либо двойным щелчком на имени поля, либо прямым перетаскиванием, либо выбором из списка в строке «Поле» бланка запроса. Таблицу можно добавить в бланк запроса простым перетаскиванием из окна базы данных.

Читать еще:  Как разрешить повторяющиеся значения в access

При создании вычисляемого поля надо ввести название столбца, после него знак двоеточия, а затем вычисляемое выражение (как в вышеупомянутом примере с ФИО).

Для очистки запроса есть команда меню Правка – Очистить бланк.

Нельзя добавлять и изменять записи в запросах, если:

— две таблицы запроса связаны отношением «один-ко-многим» и в таблице «один» не задан первичный ключ;

— в запросе используются рекурсивные соединения (связь установлена между полями одной таблицы (запроса));

— в запросе применяются статистические функции SQL.

Условия, при которых можно добавить или обновить записи в запросе:

— таблица является единственной в запросе;

— таблицы в запросе связаны отношением «один-к-одному»;

— если таблицы в запросе связаны отношением «один-ко-многим», можно изменять поля только в таблице «многие».

В таблице «один», связанной с другой таблицей отношением «один-ко-многим», можно изменять поля только в том случае, если ни одно поле таблицы «многие» не включено в результат запроса, а используется только для отбора записей.

Если условия введены в одну строку сетки конструктора запросов, результат будет содержать только записи, удовлетворяющие всем условиям.

Если хотим, чтобы запрос извлекал все записи, удовлетворяющие хотя бы одному из условий, одно условие надо ввести в строку «Условие отбора», а другое в строку «Или».

В меню «Сервис»-«Параметры»-«Таблицы и запросы»-«Конструктор запросов»-«Вывод всех полей» надо отключить флажок, иначе при создании нового запроса будут автоматически добавляться все поля базовой таблицы (запроса).

Групповые операции (перекрёстные запросы в access)

Аксесс довольно сложная программа. Это подтверждает тот факт, что в интернете можно найти массу информации по ней. Однако, вы знаете что на самом деле достаточно знать лишь 20% инструментов, чтобы создавать и настраивать 80% баз данных в программе? И научиться этому можно после изучения 40 специальных видеоуроков, в которых описана самая суть без воды.

При помощи перекрёстного запроса вычисляются итоговые значения (суммы, количество значений, минимальные и максимальные значения и т. д.) данных и группируются по заголовкам столбцов и по заголовкам строк. Анализ информации значительно упрощается.

В перекрёстном запросе обычно три поля: поле заголовка столбцов, поле заголовка строк и поле итогового содержимого ячеек.

По умолчанию строка «Групповая операция» в режиме конструктора скрыта.

Группировка

Инструкция «Группировка» разбивает результаты запроса по каждому уникальному значению поля (полей). Например, если в поле Страна встречается 20 раз Литва, 30 раз Польша, 50 раз Чехия, то при группировке по этому полю будет всего три записи – по одной на каждую страну. Если будем добавлять группировку в другие поля, то количество выбранных записей возрастёт, так как программа будет искать уникальное значение не одного, а нескольких полей (например, зададим группировку по странам и по поставщикам. В Литве пять поставщиков, а, следовательно, уникальных записей для Литвы уже будет пять, а не одна).

Инструкция Группировка автоматически задаёт сортировку в алфавитном порядке. Для изменения порядка сортировки надо явно указать программе параметры в строке «Сортировка».

Управляющие запросы

Создаются, когда необходимо автоматически изменить большие объёмы информации. С помощью управляющих запросов можно обновлять данные, добавлять или удалять записи, создавать новые таблицы. Рекомендуется сразу создавать запрос на выборку и, лишь убедившись, что она правильно работает, преобразовать его в запрос на действие.

Создание таблицы

Создаёт таблицу, содержащую необходимые данные, извлекая требуемые записи из одной таблицы и добавляя их во вновь созданную. Можно этот запрос использовать для создания резервной копии данных или архивных записей.

Есть возможность создания новой таблицы в другой базе данных, выбрав свойство «Другая база данных» и введя имя базы в поле «Имя файла».

Таблица, созданная при помощи запроса, не наследует свойства полей и первичный ключ родительской таблицы.

Перед выполнением запроса можно посмотреть, что получится, отобразив запрос в режиме таблицы. Создание физической таблицы произойдёт только после нажатия кнопки «Запуск».

Можно включить в новую таблицу вычисляемое поле. При создании таблицы поле станет заполненным данными.

Для создания архивной таблицы надо скопировать исходную таблицу и затем вставить её из буфера, скопировав при этом только структуру (без данных) таблицы.

Обновление

Позволяет изменять (обновлять) соответствующие значения в таблицах (одной или нескольких). Сразу создаётся обычный запрос на выборку и только затем на его основе запрос на обновление.

Добавление

Запрос на добавление извлекает записи из одной таблицы и добавляет их в конец другой (других). Можно применить, если надо добавить большое количество новых записей (новые поставщики и потребители и т. д.). Запрос выполняется один раз, иначе одни и те же записи будут добавлены неоднократно. Запрос хорош, когда в архивную таблицу добавляются записи, которые будут затем удалены из таблицы-поставщика.

Удаление

Удаляет указанные записи в таблицах (одной или нескольких).

Перед выполнением запроса на удаление надо создать такой же запрос на выборку. Лишь убедившись, что отобраны нужные записи, меняем тип запроса «Выборка» на «Удаление».

При удалении связанных записей из главной таблицы (при установленном флажке каскадного удаления) Access выдаёт некорректное сообщение, например, что будет удалена одна запись, даже если в подчинённой таблице вместе с этой записью будут удалены сотни и тысячи связанных записей (т. е. выдаётся сообщение о количестве удаляемых записей в главной таблице).

Запрос с параметром

Хотите узнать какие 35 инструментов нужно знать, чтобы научиться создавать базы данных в Аксесс?

Бывает, что в неизменной формуле запроса меняется переменная (дата, процент увеличения, надбавка и т. д.). Вместо того, чтобы каждый раз переписывать меняющееся число в одной и той же формуле, предложим программе каждый раз выводить диалоговое окно для введения конкретной цифры, даты или другой переменной.

Для поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки «Условие отбора» выражение с текстом приглашения, заключенным в квадратные скобки.

Например, нам часто нужны сведения по сотрудникам, фамилия которых начинается с определённой буквы. Можно сделать около 30 запросов (для почти всех букв русского алфавита), чтобы получать требуемые данные, но это займёт много времени для создания запросов, загромоздит базу данных и вызовет путаницу. Вместо этого создадим один запрос для формирования списка сотрудников, который будет нас спрашивать, с какой буквы начинающиеся фамилии мы хотим видеть. В поле «Условие отбора» введём: Like [Введите первую букву фамилии]& «*». На самом деле, если введём букву «С», условие будет читаться Access как Like «С*». Знак амперсанда «&» указывает на необходимость сцепления введённой буквы с остальными символами искомой ячейки, так как «*» обозначает любое количество символов после «С».

Например, выражение Between [Начальная дата:] And [Конечная дата:] запросит ввести начальную и конечную даты и выдаст все записи, содержащиеся в этом диапазоне (программа распознает разные форматы, например: 01.01.2010 или 01,01,2010 или 01/01/2010). Но для этого в режиме конструктора через меню Запрос – Параметры (можно вызвать через контекстное меню) надо вызвать диалоговое окно «Параметры запроса». В столбце «Параметр» указать правильно название, например [Начальная дата:], а в столбце «Тип данных» указать требуемый тип, в нашем случае «Дата/время». Как правило, указываются параметры для числовых и полей дата/время.

Ещё пример: Like «. » & [Введите номер месяца, например, для марта — 03, для ноября — 11] & «. ». Программа попросит ввести номер месяца года и выдаст все записи, относящиеся к этому месяцу. Если в параметре ввести знак звёздочки «*», то будут выбраны дни рождений за все месяцы.

Запрос может не работать, если формат даты в условии задан 00.00.0000, а в настройках панели управления установлен 00/00/0000. Тогда надо вместо точек добавить ещё по одному вопросу.

Запрос на объединение таблиц

Запрос извлекает данные из нескольких таблиц, имеющих одинаковые поля. Самый простой способ извлечения записей из связанных таблиц.

При объединении таблиц, связанных отношением «один-ко-многим», поле первичного ключа таблицы «один» используется для отображения связанных записей из таблицы, представляющей сторону «многие».

Когда таблицы объединены, можно легко создать запрос, извлекающий данные из нескольких таблиц.

Программа переводит графический запрос в запрос SQL – универсальный язык запросов.

Собственный язык Access JetSQL имеет отличия от ANSI SQL.

Хотя большинство запросов создаются в режиме конструктора, Access хранит их в формате SQL (структурированном языке запросов). Чтобы увидеть режим SQL, надо выбрать Вид-Режим SQL.

Читать еще:  Access условное форматирование

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector