Bazaprogram.ru

Новости из мира ПК
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как изменить тип данных в access

Изменение типа данных для поля

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В этой статье объясняется, как изменить тип данных для поля таблицы в базе данных Access.

В этой статье

Общие сведения о типах данных

При проектировании и создании базы данных вы планируете одну или несколько таблиц, планируете поля (столбцы) для каждой таблицы, а также укажите тип данных для каждого поля. Например, если необходимо сохранить дату и время, для поля задается тип данных «Дата/время». Если вам нужно хранить имена и адреса, задайте для одного или нескольких полей Тип данных «текст» и т. д.

Access поддерживает множество различных типов данных, каждый из которых имеет свое назначение. Полный список всех поддерживаемых типов данных в разных версиях Access см. в статьях Типы данных для баз данных Access для настольных компьютеров и Введение в использование типов данных и свойств полей.

Дополнительные сведения о создании и использовании полей подстановки можно найти в статье Создание и удаление многозначного поля.

Напоследок нужно заметить, что типы данных обеспечивают базовую проверку данных, так как они гарантируют, что пользователи будут вводить данные правильного типа. Например, невозможно ввести текст в поле, принимающее только числа.

Изменение типа данных

Перед выполнением этих действий учтите, что изменение типа данных может привести к удалению (усечению) части данных в поле, а в некоторых случаях и всех данных. Сведения о том, как Access изменяет данные при выборе другого типа, см. в разделе Ограничения на изменения типов данных далее в этой статье.

Примечание: В Access вы можете задать тип данных для поля как в режиме таблицы, так и в Конструкторе. В этом разделе описываются оба метода. При настройке типа данных в Конструкторе будет доступен еще один вариант ( Мастер подстановки). Он фактически не является типом данных. Мастер подстановки используется для создания полей подстановки, которые связывают поля внешних ключей с другими таблицами. По умолчанию Access задает для полей подстановки тип данных «Число».

Изменение типа данных в режиме таблицы

В области навигации найдите дважды щелкните таблицу, которую вы хотите изменить.

Таблица откроется в режиме таблицы.

Выберите поле (столбец), которое вы хотите изменить.

На вкладке Поля в группе Свойства щелкните стрелку в раскрывающемся списке рядом с полем Тип данных, а затем выберите тип данных.

Изменение типов данных в Конструкторе

Если таблица открыта в режиме таблицы, щелкните правой кнопкой мыши ее вкладку документа и выберите пункт Конструктор.

Если таблица не открыта, в области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите изменить, и в контекстном меню выберите пункт Конструктор.

Найдите поле, которое требуется изменить, и выберите новый тип данных из списка в столбце Тип данных.

Ограничения на изменение типов данных

Как правило, тип данных можно менять для всех полей, за исключением следующих:

числовые поля с включенным свойством Код репликации;

поля объектов OLE;

Кроме того, большинство типов данных можно изменять, когда поле содержит данные. Однако в зависимости от того, какой тип данных был задан изначально и какой тип данных вы хотите использовать, Access может удалить некоторые данные или запретить преобразование типа.

В таблице ниже перечислены преобразования типов данных, которые можно выполнить в Access, а также описаны все ограничения, которые Access может наложить на преобразование.

Конечный тип данных

Преобразуемый тип данных

Изменения и ограничения

255 первых знаков остаются, остальные удаляются.

Изменение таблиц в Access

После работы с вашей базой данных вы можете обнаружить, что вам нужно внести некоторые изменения в таблицы, в которых хранятся ваши данные. Access позволяет легко изменять таблицы в соответствии с потребностями вашей базы данных.

В этой статье вы узнаете, как создавать и переупорядочивать поля таблицы. Вы также узнаете, как обеспечить правильное и последовательное форматирование ваших данных таблицы путем установки правил проверки, ограничений символов и типов данных в ваших полях. Наконец, мы направим вас к дополнительным параметрам для выполнения простых математических функций в ваших таблицах.

Изменение таблиц

Помимо внесения базовых изменений в ваши таблицы, таких как добавление и перемещение полей, вы можете внести более сложные изменения, которые позволят вам устанавливать правила для ваших данных. Все эти изменения могут помочь сделать ваши таблицы еще более полезными.

Добавление и изменение полей

Access облегчает перегруппировку существующих полей и добавление новых. Когда вы добавляете новое поле, вы даже можете установить тип данных, который определяет, какие типы данных могут быть введены в это поле.

Чтобы добавить новое поле в существующую таблицу:

  1. Откройте таблицу, затем щелкните заголовок с текстом. Нажмите «Добавить». Если у вас уже есть несколько полей, вам может потребоваться прокрутить весь путь вправо, чтобы увидеть это.
  2. Появится раскрывающееся меню. Выберите тип данных, который вы хотите использовать для нового поля.
    • Текст : это параметр по умолчанию и лучше всего подходит для текста. Вы также должны выбрать его для чисел, с которыми вы не планируете заниматься математикой, например, почтовые индексы и номера телефонов.
    • Номер : это лучше всего для чисел, которые вы, возможно, захотите сделать с помощью, например, количества заказанного или проданного предмета.
    • Валюта : это автоматически форматирует номера в валюте, используемой в вашем регионе.
    • Дата и время : это позволяет вам выбрать дату из всплывающего календаря.
    • Да / Нет : вставляется флажок в поле.
    • Напоминание : это идеально подходит для большого количества текста, например описания продукта. Вы можете форматировать текст, введенный в поле memo.
    • Приложение . Это позволяет вам прикреплять файлы, например изображения.
    • Гиперссылка : создает ссылку на веб-сайт или адрес электронной почты.
  3. Введите имя для своего поля, затем нажмите Enter.
Читать еще:  Типы запросов в access

Чтобы переместить поле:

  1. Найдите поле, которое вы хотите переместить, а затем наведите курсор на нижнюю границу в заголовке поля. Ваш курсор станет четырехсторонней стрелкой .
  2. Щелкните и перетащите поле в новое место.
  3. Отпустите курсор. Поле появится в новом месте.

Расширенные параметры поля

На предыдущей странице вы узнали о настройке типа данных для новых полей. Когда вы задаете тип данных полей, вы действительно устанавливаете правило для этого поля. Базы данных часто включают в себя правила, поскольку они являются способом гарантировать, что пользователи вводят правильный тип данных.

Почему это важно? Компьютеры не так умны, как люди, о некоторых вещах. Хотя вы можете признать, что два и 2 или NC и Северная Каролина — одно и то же, Access не будет, и поэтому он не будет группировать эти вещи вместе. Обеспечение ввода данных в стандартном формате поможет вам лучше организовать, рассчитать и понять его.

Правила также могут определять параметры, которые у вас есть для работы с этими данными. Например, вы можете делать только математику с данными, введенными в числовые или валютные поля, и вы можете форматировать только текст, введенный в поля memo.

Существует три основных типа правил, которые вы можете задать для поля: тип данных, лимит символов и правила проверки.

Чтобы изменить тип данных для существующих полей:

  1. Выберите поле, тип данных которого вы хотите изменить.
  2. На ленте выберите вкладку «Поля», затем найдите группу «Форматирование». Нажмите стрелку раскрывающегося списка Тип данных.
  3. Выберите нужный тип данных.
  4. Тип данных поля будет изменен. В зависимости от выбранного вами типа данных вы можете заметить изменения в своей информации. Например, поскольку мы установили тип данных для поля «Электронная почта» в «Гиперссылка», все адреса электронной почты в этом поле теперь доступны для ссылок.

Нельзя изменять тип данных полей, если вы не уверены, что данные вашего поля находятся в правильном формате для нового типа данных. Например, изменение поля, содержащего только текст в тип номера, приведет к удалению всех ваших полевых данных. Этот процесс часто необратим.

Предельные значения полей

Установка лимита символов для поля устанавливает правило о том, сколько символов — букв, цифр, знаков препинания и даже пробелов — можно ввести в это поле. Это может быть полезно, чтобы данные в ваших отчетах были краткими или чтобы заставить пользователей вводить данные определенным образом.

Например, в приведенном ниже примере пользователь вводит записи, содержащие адреса. Если вы установите предел символов в поле состояния как 2, пользователь может ввести только 2 символа информации. Это означает, что он должен вводить почтовые сокращения для штатов вместо их полных имен — здесь, Северная Каролина, вместо Северной Каролины. Обратите внимание, что вы можете установить предел символов только для полей, определенных как текст.

Чтобы установить лимит символов для поля:

  1. Выберите нужное поле.
  2. Перейдите на вкладку «Поля» в группе вкладки «Инструменты таблицы», затем найдите группу «Свойства».
  3. В поле рядом с полем «Размер поля» введите максимальное количество символов, которое вы хотите разрешить в своем поле.
  4. Сохраните таблицу.

Правила валидации

Правило проверки это правило, которое диктует, какую информацию можно ввести в поле. Когда правило проверки правильное, пользователь не может вводить данные, нарушающие правило. Например, если мы просим пользователей ввести имя состояния в таблицу с контактной информацией, мы можем создать правило, которое ограничивает допустимые ответы на почтовые индексы штата США. Это помешало бы пользователям вводить что-то, что на самом деле не являлось реальным почтовым кодом штата.

В приведенном ниже примере мы применим это правило к таблице наших клиентов . Это довольно простое правило проверки — мы просто назовем все допустимые ответы, которые пользователь может ввести, что означает, что пользователи не могут вводить что-либо еще в запись. Тем не менее, можно создавать правила достоверности, которые намного сложнее.

Чтобы создать правило проверки:

  1. Выберите поле, в которое вы хотите добавить правило проверки. В нашем примере мы установим правило для поля State.
  2. На ленте выберите вкладку «Поля», затем найдите группу «Проверка поля ». Нажмите выпадающую команду «Проверка», затем выберите «Правило проверки поля».
  3. Появится диалоговое окно «Конструктор выражений» . Щелкните текстовое поле и введите свое правило проверки.
    • В нашем примере, мы хотим ограничить данные в государственном поле для фактического состояния почтовых кодов. Мы будем вводить каждый из допустимых ответов в кавычках и разделять их словом Or, что позволяет Access знать, что это поле может принимать ответ «AL» или «AK» или «AZ» или любое другое выражение, вступил.
  4. После того как вы удовлетворены правилом проверки, нажмите «ОК» . Диалоговое окно закроется.
  5. Еще раз нажмите кнопку «Выдавить подтверждение» . На этот раз выберите «Сообщение проверки поля».
  6. Появится диалоговое окно «Ввести подтверждение» . Введите фразу, которую вы хотите отобразить в сообщении об ошибке, когда пользователь пытается ввести данные, нарушающие правило проверки. Ваше сообщение должно информировать пользователя о том, какие данные разрешены.
  7. Когда вы удовлетворены сообщением об ошибке, нажмите «ОК».
  8. Правило проверки теперь включено в поле. Пользователи не смогут вводить данные, нарушающие правило.
Читать еще:  Шаблоны access 2020

Дополнительные параметры таблицы

Вычисленные поля и итоговые строки

Добавление вычисленных полей и итоговых строк в таблицу позволяет выполнять вычисления с использованием данных таблицы. Вычисленное поле вычисляет данные в одной записи, а итоговая строка выполняет вычисление по всему полю данных.

Всякий раз, когда вы видите промежуточный итог для одной записи, вы смотрите на вычисленное поле. Аналогично, общая сумма в нижней части таблицы действительно является итоговой строкой.

Как изменить тип данных в access

Основные свойства полей MS Access

Основные свойства полей MS Access зависят от выбранного типа данных. Если открыть таблицу в режиме конструктора, то весь набор свойств выбранного поля будет представлен в нижней части окна на двух вкладках: Общие (General) и Подстановка (Lookup). Приведем свойства полей, наиболее важные на первом этапе изучения баз данных.

  1. Размер поля (Field Size) позволяет для текстового и числового поля уточнить тип данных или размер, задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с типом данных Текстовый (Text) задается размер от 1 до 255 знаков. Для поля с типом данных Числовой (Number) можно задать:
    • Байт (Byte) для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт;
    • Целое (Integer) для целых чисел от –32 768 до +32 767, занимает 2 байта;
    • Длинное целое (Long Integer) для целых чисел от –2 147 483 648 до
      +2 147 483 647, занимает 4 байта;
    • Одинарное с плавающей точкой (Single) для чисел от –3,4 1038 до
      +3,4 1038 с точностью до 7 знаков, занимает 4 байта;
    • Двойное с плавающей точкой (Double) для чисел от –1,797 10308 до
      +1,797 10308 с числом отображаемых десятичных знаков до 15, занимает
      8 байтов;
    • Действительное (Decimal) для целых чисел от –1038 до +1038 (при работе с
      проектами, которые хранятся в файлах типа adp) и от –1028 до 1028 (mdb и
      accdb) с числом отображаемых десятичных знаков до 28, занимает 12 байтов;
    • Код репликации (Replication ID). Глобальный уникальный идентификатор (Globally unique identifier, GUID), занимает 16 байтов. Эти длинные генерируемые случайным образом значения обеспечивают малую вероятность их совпадения. Поля такого типа используются Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных. Могут быть использованы в приложениях пользователя для идентификации строк таблицы, например для идентификации товаров.

Для поля с типом данных Счетчик (AutoNumber) можно задать:

  • Длинное целое (Long Integer) — 4 байта;
  • Код репликации (Replication ID) — 16 байтов.

Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т. к. сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.

  1. Формат поля (Format) является форматом отображения выбранного типа данных при выводе их на экран или печать в режиме таблицы, в форме или отчете. В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с такими типами данных как Числовой (Number), Дата/время (Date/Time), Логический (Yes/No) и Денежный (Currency). Ряд этих форматов совпадает с настройкой региональных форматов, определяемых в окне Язык и региональные стандарты в Панели правления Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кроме Поле объекта OLE (OLE Object), с помощью символов форматирования.
  2. Число десятичных знаков (Decimal Places) задает для числового и денежного типов данных количество знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто (Auto)) это число определяется установкой в свойстве Формат поля (Format). Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля (Format) не установлено или выбрано значение Основной (General Namber). Свойство Число десятичных знаков (Decimal Places) влияет только на количество десятичных знаков, отображаемых на экране, и не влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков нужно изменить свойство Размер поля (Field Size).
  3. Подпись (Caption) поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.
  4. Описание (Description) — краткий пользовательский комментарий к полю.
  5. Значение по умолчанию (Default Value) определяет текст или выражение, значение которого автоматически вводится в поле при создании новой записи. Например, если задана функция =Now(), то в поле введется текущая дата и время. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию (Default Value) используется только при создании новой записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Свойство не определено для полей с типом данных Счетчик (AutoNumber) или Поле объекта OLE (OLE Object).
  6. Условие на значение (Val >ВНИМАНИЕ!
    Элементы управления, созданные в формах или отчетах на основе поля таблицы, наследуют установленные для этого поля свойства. Благодаря этому не понадобится определять свойства индивидуально для каждого связанного с полем элемента управления.

В следующем уроке рассмотри процесс создания таблиц в MS Access.

Изменение свойств данных (типов данных, размера поля)

Изменение типа данных поля

При разработке проекта БД обычно выбирают тип данных поля и его размер, исходя из назначения поля. В дальнейшем может обнаружиться, что поле, которое первоначально считалось числовым, содержит и буквы. Для числового поля может потребоваться более широкий диапазон значений, чем предполагалось на этапе проектирования, либо возникнуть необходимость изменить его десятичное представление. Во всех перечисленных случаях надо изменить тип данных или размер полей. MS Access позволяет это выполнить, даже если в поля уже введены данные.

Для изменения типа данных необходимо открыть таблицу в режиме конструктора. Щелкнуть по ячейке Тип данных того поля, тип которого надо изменить. Затем щелкнуть по кнопке со стрелкой вниз, расположенной справа. Откроется список типов, из которых можно выбрать новый тип данных (рис. 2.41).

Чтобы изменить тип данных для таблицы Сотрудники, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме конструктора.

2. Выбрать поле ИдентифКод, тип данных – текстовый, нажать на стрелку и в открывшемся списке выбрать – числовой, размер поля установить – действительное.

3. Выйти из режима конструктора, предварительно сохранив изменения.

Единственный тип, который нельзя изменять, – это объект OLE. В таблице 2.9 представлены возможные преобразования типов данных и соответствующие ограничения.

Изменение размера поля

Для текстового и числового поля можно задавать размер поля. Несмотря на то, что текстовое поле позволяет хранить до 255 символов, всегда можно ограничить длину хранимых данных даже до 1 символа. По умолчанию, размер текстового поля всегда равен 50 символам. Можно увеличить размер текстового поля, но если при переопределении поля надо сделать его короче, то при сохранении нового определения поля будет выдано сообщение, что это может привести к частичной потере сохраняемой информации (текстовые значения будут усечены справа до нового размера поля) (рис. 2.42).

Рис. 2.42. Предупреждение об изменении размера поля

Изменение типов данных

ИзВОграничения
ТекстовыйМемоMS Access удаляет индексы, содержащие это текстовое поле
ЧисловойПреобразуемое текстовое поле должно содержать только цифры и допустимые разделители
Дата/ВремяТекстовое поле должно содержать легко распознаваемое значение даты и/или времени, такое как 11-апр-04 или 5:15 РМ
СчетчикТакое преобразование невозможно, если таблица уже содержит данные
Да/НетТекстовое поле должно содержать только следующие значения: Да, Истина, Вкл, Нет, Ложь, Выкл
МемоТекстовыйОбрезается текст, содержащий более 255 символов
ЧисловойПоле Мемо должно содержать только цифры и допустимые разделители
Дата/ВремяПоле Мемо должно содержать легко распознаваемое значение даты и/или времени, такое как 11-апр-04 или 5:15 РМ
ДенежныйПоле Мемо должно содержать только цифры и допустимые разделители
СчетчикТакое преобразование невозможно, если таблица уже содержит данные
Да/НетТекстовое поле должно содержать только следующие значения: Да, Истина, Вкл, Нет, Ложь, Выкл
ЧисловойТекстовыйНет ограничений
МемоНет ограничений
Дата/ВремяЗначение поля должны находиться в интервале от -657 434 до 2 958 465,99998843
ДенежныйНет ограничений
СчетчикТакое преобразование невозможно, если таблица уже содержит данные
Да/НетНулевое значение или значение Null преобразуется в значение Нет, а остальные значения – в Да
Числовой (другой точности)Исходное число должно находиться в интервале значений для новой точности
Дата/ВремяТекстовыйНет ограничений
МемоНет ограничений
ЧисловойНет ограничений
ДенежныйНет ограничений, но полученное значение может оказаться округленным
СчетчикТакое преобразование невозможно, если таблица уже содержит данные
Да/НетЗначение 12:00:00 АМ или значение Null преобразуется в значение Нет, а остальные значения – в Да
ДенежныйТекстовыйНет ограничений
МемоНет ограничений
ЧисловойЗначение поля должно находиться в интервале значений числового типа
Дата/ВремяЗначения поля должны находиться в интервале от ‑657 434 до 2 958 465,99
СчетчикТакое преобразование невозможно, если таблица уже содержит данные
Да/НетНулевое значение или значение Null преобразуется в значение Нет, а остальные значения – в Да
СчетчикТекстовыйНет ограничений
МемоНет ограничений
ЧисловойНет ограничений
Дата/ВремяЗначение должно быть меньше 2 958 466
ДенежныйНет ограничений
Да/НетВсе значения преобразуются в Да
Да/НетТекстовыйПреобразуется в текстовое выражение Да или Нет
МемоПреобразуется в текстовое выражение Да или Нет
ЧисловойНет = 0 Да = -1
Дата/ВремяНет = 12:00:00 АМ Да = 29.12.1899
ДенежныйНет = 0 Да = -$1
СчетчикТакое преобразование невозможно

Размер числового поля может меняться от 1 байта (значения от 0 до 255) до 8 байт (если необходимо хранить очень большие числовые значения с плавающей точкой). Если уменьшить размер числового поля, при преобразовании данных могут возникнуть ошибки. MS Access округляет и усекает числовые значения при преобразовании данных с плавающей точкой к целому или денежному типу.

Чтобы изменить в таблице Отделы размер поля НазваниеОтдела, который при создании таблицы был определен по умолчанию, необходимо:

1. Открыть таблицу Отделы в режиме конструктора.

2. Установить курсор в поле Имя поляНазваниеОтдела.

3. В свойствах поля изменить свойство Размер поля на 60 (рис. 2.43).

4. Выйти из режима конструктора, сохранив изменения.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector